什么是文員

其實所謂的(de)(de)(de)文(wen)(wen)員(yuan)也(ye)就是文(wen)(wen)職人員(yuan)，即主管經理之(zhi)助(zhu)理之(zhi)類(lei)的(de)(de)(de)。但是在不(bu)同(tong)(tong)的(de)(de)(de)公(gong)司(si)，文(wen)(wen)員(yuan)一(yi)(yi)職所做(zuo)的(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)都(dou)有(you)(you)所不(bu)同(tong)(tong)。通常(chang)情況下，文(wen)(wen)員(yuan)是做(zuo)些文(wen)(wen)字處理、文(wen)(wen)檔整理、復印(yin)文(wen)(wen)件(jian)、接聽電話(hua)及處理辦(ban)公(gong)室日常(chang)事(shi)務(wu)（接待客(ke)人、清潔衛(wei)生、購(gou)買辦(ban)公(gong)用品等）之(zhi)類(lei)的(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)。總(zong)之(zhi)都(dou)比較繁瑣的(de)(de)(de)事(shi)。另外，有(you)(you)些公(gong)司(si)的(de)(de)(de)文(wen)(wen)員(yuan)還要(yao)協助(zhu)會計做(zuo)一(yi)(yi)些記帳工(gong)(gong)作(zuo)。一(yi)(yi)般要(yao)求會基本(ben)的(de)(de)(de)電腦操作(zuo)（公(gong)司(si)不(bu)同(tong)(tong)會有(you)(you)具體的(de)(de)(de)要(yao)求：就是指(zhi)對電腦的(de)(de)(de)操作(zuo)內容和熟練程度有(you)(you)所不(bu)同(tong)(tong)，當(dang)然少數公(gong)司(si)可(ke)能也(ye)不(bu)需要(yao)電腦的(de)(de)(de)），一(yi)(yi)些大的(de)(de)(de)公(gong)司(si)對語(yu)言也(ye)有(you)(you)所要(yao)求的(de)(de)(de)（普通話(hua)，英語(yu)之(zhi)類(lei)的(de)(de)(de)），另外就是當(dang)事(shi)人本(ben)身所具備的(de)(de)(de)一(yi)(yi)些綜(zong)合素質（工(gong)(gong)作(zuo)態(tai)度、思(si)想品德、工(gong)(gong)作(zuo)能力等）。

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文員分類

工行文員(yuan)分兩類：第(di)一類，文員(yuan)即普通(tong)意義的(de)文員(yuan)；第(di)二(er)類，“文員(yuan)”即非普通(tong)意義的(de)文員(yuan)。

主要分：行政文(wen)員、人事文(wen)員、文(wen)案(an)文(wen)員、檔(dang)案(an)文(wen)員、銷售文(wen)員

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人(ren)(ren)事(shi)文員主要負責人(ren)(ren)事(shi)考勤(qin)、人(ren)(ren)員招聘、薪酬計算、社保辦(ban)理及后勤(qin)的管理。

文案文員主要負(fu)現起草文件合同等文件。

檔案文員主要(yao)負責管(guan)理公(gong)司文件、合同(tong)等相關的資料。

銷(xiao)售文(wen)(wen)員主(zhu)要(yao)負(fu)責協助銷(xiao)售合同及其他(ta)營銷(xiao)文(wen)(wen)件資料(liao)的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接(jie)待(dai)來訪(fang)(fang)：來訪(fang)(fang)者不(bu)同(tong)，事有大小，文員要區別對待(dai)。對應(ying)該會見(jian)的人(ren)，應(ying)直(zhi)接(jie)轉(zhuan)達對方(fang)(fang)的意圖，并(bing)引其進入會客室或(huo)告知(zhi)各部門(men)接(jie)洽人(ren)，不(bu)論對方(fang)(fang)要求見(jian)面還是(shi)預(yu)約。對不(bu)宜會見(jian)的人(ren)，在請示相關人(ren)員后(hou)(hou)以“不(bu)在”、“正在開會”或(huo)“工作很忙(mang)”等為由，拒絕對方(fang)(fang)或(huo)是(shi)將個人(ren)意見(jian)報經(jing)理后(hou)(hou)接(jie)受答復。

2、接聽電話(hua)：接聽電話(hua)時一(yi)定(ding)要先聲明(ming)“這里是××公司”，然后(hou)記下對方(fang)的(de)姓名、工作單(dan)位等，根據對方(fang)情況，不妨礙時可(ke)明(ming)確回答，但(dan)一(yi)般不說總(zong)經理是否在。

3、轉(zhuan)達：需(xu)要(yao)轉(zhuan)達時要(yao)正(zheng)確聽(ting)取(qu)對方(fang)的身份和要(yao)轉(zhuan)達的內容，并準確、迅速地(di)轉(zhuan)達。

4、文(wen)(wen)件的(de)收發及分(fen)送(song)：收到(dao)的(de)郵(you)件或送(song)來的(de)文(wen)(wen)件首先要(yao)區別是(shi)直接(jie)(jie)呈(cheng)送(song)辦(ban)公室(shi)主任(ren)的(de)，還(huan)是(shi)需文(wen)(wen)員再(zai)進行(xing)處置和(he)整理(li)的(de)，或者是(shi)私用文(wen)(wen)書（這些區分(fen)的(de)范圍需事先請示(shi)主任(ren)）。需主任(ren)辦(ban)理(li)的(de)要(yao)直接(jie)(jie)送(song)主任(ren)，主任(ren)不在時如(ru)果有于之(zhi)人(ren)直接(jie)(jie)有關的(de)留言(yan)、電報、快(kuai)遞(di)，可(ke)用電話告知。

日常運轉工作

1、日(ri)(ri)(ri)(ri)(ri)程的(de)(de)設(she)計及其安排：對所確定(ding)的(de)(de)應(ying)由主(zhu)任處理的(de)(de)事項如會見(jian)、出席(xi)會議的(de)(de)日(ri)(ri)(ri)(ri)(ri)期和時間進行(xing)(xing)記錄整理，并隨時進行(xing)(xing)調查(cha)，協助(zhu)主(zhu)任制定(ding)出日(ri)(ri)(ri)(ri)(ri)程表。日(ri)(ri)(ri)(ri)(ri)程計劃應(ying)記入每(mei)月日(ri)(ri)(ri)(ri)(ri)程表，必要時在上面記下預定(ding)內(nei)容和變更情況。

2、準備(bei)及(ji)安排：有(you)些(xie)工作需要特別的(de)準備(bei)和(he)安排，這些(xie)工作通常都有(you)一定的(de)時(shi)間限制，因(yin)此必須提前做(zuo)好適(shi)當的(de)準備(bei)。

用品的整理

文員應將(jiang)主任工作中所需要(yao)的文件資料(liao)、各項用(yong)品(pin)及備(bei)用(yong)品(pin)事先準(zhun)備(bei)齊全。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及(ji)備用品(pin)，應(ying)(ying)在合(he)適(shi)(shi)的(de)地(di)方(fang)放置合(he)適(shi)(shi)的(de)數(shu)量，為此(ci)，應(ying)(ying)設計一張用品(pin)及(ji)備用品(pin)的(de)明細(xi)表，在上面記下(xia)品(pin)種和一月(yue)或一周所需數(shu)量以(yi)及(ji)補充的(de)數(shu)量和補充日期(qi)。

2、主任外出時：主任外出時需使用的鋼筆(bi)、鉛筆(bi)等，每(mei)天(tian)都應(ying)該注意事先做好(hao)準備好(hao)一定(ding)數量，需要(yao)(yao)收入提包內的物品也要(yao)(yao)做同(tong)樣考(kao)慮。這些需要(yao)(yao)準備的物品應(ying)在詢問過主任后制做一張明細表事先貼好(hao)以防遺漏。

3、文(wen)件、資料的(de)(de)準備：首先要(yao)弄清楚那些文(wen)件是重(zhong)要(yao)的(de)(de)，如果不明白。要(yao)詳細詢問，以便將可能會(hui)用的(de)(de)文(wen)件材料一(yi)并準備齊全，然后畫一(yi)張文(wen)件明細表以方便使(shi)用。

文件整理業務

1、為使(shi)(shi)主任(ren)處理(li)完(wan)畢或正(zheng)在使(shi)(shi)用(yong)的文件(jian)(jian)不丟失、散(san)亂，并且隨時可以提用(yong)，需要對(dui)文件(jian)(jian)進(jin)行整(zheng)(zheng)理(li)。整(zheng)(zheng)理(li)工作首先(xian)要根據主任(ren)的意(yi)見將文件(jian)(jian)分類(lei)，并放入固定的裝(zhuang)具和(he)內容器內，使(shi)(shi)用(yong)中還要經常整(zheng)(zheng)理(li)，做到很容易(yi)查到文件(jian)(jian)。

2、整理(li)工作的(de)關鍵是分類項目的(de)確定和保管及(ji)整理(li)文件用品的(de)選(xuan)擇與整理(li)、借閱手續的(de)完善。

3、業務用(yong)的(de)(de)文(wen)件(jian)分為正(zheng)(zheng)在處(chu)理(li)的(de)(de)文(wen)件(jian)、正(zheng)(zheng)在運行(xing)的(de)(de)現行(xing)文(wen)件(jian)和(he)已處(chu)理(li)完畢(bi)的(de)(de)文(wen)件(jian)，此外還有(you)機密(mi)類的(de)(de)文(wen)件(jian)。根(gen)據應用(yong)情況還可以分為每日必用(yong)、常用(yong)和(he)不常用(yong)的(de)(de)三種。

4、經過(guo)整理(li)后(hou)，對文(wen)件進(jin)行裝訂，并(bing)給每(mei)一(yi)個文(wen)件集合體以一(yi)定的(de)戶頭名稱(cheng)。應(ying)在聽取(qu)合租人意見后(hou)再制作一(yi)張文(wen)件分類的(de)明細表，將(jiang)表貼(tie)在保(bao)管場所或保(bao)管人的(de)桌(zhuo)子(zi)上以便于參(can)照。

整理清掃工作

1、清理(li)桌面：臺歷(li)每天調整日期，桌子要擦抹干凈，常用(yong)品要準備好，并按要求備齊數(shu)量，將前一天取出的圖(tu)書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更(geng)換。

2、室內的物品要放在固定的地(di)方。

代行業務

1、參加慶典、喪(sang)禮(li)等儀式(shi)留心服裝(zhuang)和服飾品及(ji)行為(wei)以表達得(de)體，同時(shi)還(huan)要十分講究寒暄、應酬的用(yong)語。

2、轉達主(zhu)任意(yi)見(jian)或命令：表達主(zhu)任意(yi)見(jian)要(yao)(yao)完(wan)整、準確，注(zhu)意(yi)簡潔(jie)迅速(su)。有(you)時根據情況還要(yao)(yao)將對(dui)方的答復向主(zhu)任匯報。

會計實務

該項(xiang)(xiang)事務是指由(you)經理直接(jie)使(shi)用的幾(ji)種(zhong)賬(zhang)目(mu)的管(guan)理，包括各項(xiang)(xiang)物(wu)品的購(gou)入及(ji)發放、次(ci)產的調配及(ji)運用、現金收入及(ji)支出(chu)等方面的賬(zhang)目(mu)記錄及(ji)管(guan)理。

1、關于次(ci)產狀態及收(shou)支(zhi)情況(kuang)要(yao)制(zhi)(zhi)作(zuo)明細表，至(zhi)少一(yi)個月要(yao)制(zhi)(zhi)作(zuo)一(yi)張月報表。在特(te)殊情況(kuang)下，要(yao)隨時根據(ju)經(jing)理及副經(jing)理發要(yao)求拿出報表。

2、處理資產(chan)狀況(kuang)還應注意以下幾點(dian)：

（1）支持(chi)及收入(ru)可以(yi)根據原始憑證將(jiang)其(qi)發生(sheng)額(e)記下(xia)現(xian)金(jin)出納賬中。現(xian)金(jin)出納賬中與先進(jin)余(yu)額(e)的數額(e)應保持(chi)一致。票據上要有經(jing)手人和秘書的印(yin)章以(yi)明確責任(ren)。將(jiang)這些(xie)收據匯總后讓經(jing)理過目。

（2）日常的(de)(de)現金(jin)支出(chu)應(ying)限(xian)定(ding)一定(ding)的(de)(de)數量，若有(you)特殊(shu)項目(mu)，應(ying)申(shen)請特別支出(chu)的(de)(de)資金(jin)或開出(chu)支票。

（3）開具支票(piao)需有收(shou)據或其他憑證(zheng)，并在支票(piao)上記下用途，由(you)經(jing)理蓋章(zhang)。

（4）資產(chan)分為土地、建筑物、有價(jia)證(zheng)券(quan)備(bei)用品及(ji)各種家(jia)具雜物的押金(jin)等(deng)。應設立各種資產(chan)的臺賬(zhang)及(ji)有價(jia)證(zheng)券(quan)薄(bo)，詳(xiang)細記錄(lu)各種資產(chan)的內(nei)容、單價(jia)、數量及(ji)現有額(e)及(ji)出入額(e)等(deng)。

（5）銀行存款及郵政儲蓄(xu)要設(she)存款底帳(zhang)，接受款項者應按名稱分別立帳(zhang)并明示賬額。

3、各種物(wu)品的(de)購(gou)入(ru)(ru)和發放應注意有(you)無使(shi)用申(shen)請、手續(xu)是(shi)否齊(qi)全，并及時入(ru)(ru)帳(zhang)，以免(mian)遺忘和推遲記賬(zhang)。

協助調查

公(gong)司(si)的調(diao)查通常分為任命(ming)調(diao)查和(he)一般性(xing)調(diao)查兩類。公(gong)司(si)在開展各種調(diao)查調(diao)查時辦公(gong)室(shi)秘書(shu)需做好協助(zhu)工作(zuo)。

1、進行調查工(gong)作時，秘書應選擇合(he)適的專家、顧問(wen)進行委托或將他(ta)們(men)(men)列(lie)為(wei)調查委員，并與之保持聯(lian)系，需要時提(ti)出(chu)調查課題請他(ta)們(men)(men)完(wan)成。

2、有些(xie)專家事(shi)項的(de)調(diao)查(cha)，秘書也可以親自聽取專家和當事(shi)人的(de)意見(jian)，或在調(diao)查(cha)各方面情況后(hou)，將意見(jian)和調(diao)查(cha)情況匯總(zong)后(hou)報告給經理。

文書工作

文書工(gong)作有包括寫作信(xin)涵、起草(cao)文件(jian)，以及卷清(qing)和印刷(shua)文件(jian)三個方面。

1、信涵的(de)完成(cheng)：對經理會經常使(shi)用(yong)(yong)的(de)信件(jian)種(zhong)類可事先匯集(ji)為“標準(zhun)通(tong)信范圍例”，需(xu)要時選擇一(yi)種(zhong)，略加(jia)增刪便(bian)可使(shi)用(yong)(yong)，較為方便(bian)。

2、文(wen)件(jian)的(de)卷清及(ji)印刷(shua)：主要包括將(jiang)草案以筆記形(xing)式卷清、用(yong)打字機打印、直接打印以及(ji)輯錄圖書雜志上的(de)有關內(nei)容等工作。

聯系業務

聯(lian)系工(gong)作就(jiu)是要向(xiang)經理(li)或(huo)副(fu)經理(li)轉(zhuan)(zhuan)達某項(xiang)事情并向(xiang)對(dui)方轉(zhuan)(zhuan)告經理(li)或(huo)副(fu)經理(li)的意圖，聽取對(dui)方的答復，并將答復再反饋給(gei)經理(li)。

招待事務

招待(dai)(dai)是指在經理外出、返回或有客人來(lai)(lai)訪時的禮(li)儀性款待(dai)(dai)，多指派(pai)事(shi)務員或勤雜工來(lai)(lai)完成。款待(dai)(dai)包括向導、收(shou)存(cun)攜帶物(wu)品、奉送茶(cha)點、迎來(lai)(lai)送往等。

1、為經理服務

（1）經理外出(chu)時應準備好(hao)車輛。

（2）回到(dao)公司時，要接過脫下的外套(tao)、帽子等，然后放(fang)到(dao)一定的地方，并隨時用刷(shua)子清潔衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要視空氣情況調(diao)好空調(diao)。

2、為(wei)客人(ren)服(fu)務：秘(mi)書還須對(dui)客人(ren)進行服(fu)務，比(bi)如出入(ru)公(gong)司(si)時參照(zhao)對(dui)經理的服(fu)務進行接待。若需要來訪者等候時，應(ying)遞上報紙或(huo)畫報等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內容還(huan)是很多的(de)，但也被視(shi)為是一(yi)些基(ji)礎的(de)工作，比如收發郵件、接待、文書、印信以(yi)及檔案(an)等方面(mian)都由文員來做。雖然文員從事的(de)工作內容比較多，但因沒有太多的(de)技術含量，所以(yi)在單位(wei)里(li)來說資相并不(bu)是很高(gao)。

一般來說，文員(yuan)的工(gong)(gong)(gong)資(zi)多少與所在的地(di)區(qu)(qu)整體消費(fei)水平有(you)關。比如(ru)一線大城市里的文員(yuan)可以拿(na)到四(si)千(qian)及(ji)以上的工(gong)(gong)(gong)資(zi)，而小一些城市可能只有(you)兩千(qian)多塊錢。工(gong)(gong)(gong)作的地(di)區(qu)(qu)消費(fei)高(gao)自然工(gong)(gong)(gong)資(zi)也會(hui)高(gao)一些，消費(fei)低的地(di)區(qu)(qu)，文員(yuan)工(gong)(gong)(gong)資(zi)了不會(hui)太高(gao)。

以在深(shen)圳工(gong)作為(wei)例吧(ba)，行政文員(yuan)能獲(huo)得(de)四(si)千多的工(gong)資(zi)(zi)；人事文員(yuan)在3800左(zuo)右的工(gong)資(zi)(zi)；會計文員(yuan)更(geng)高一些(xie)能拿到(dao)4千以上；還有生產文員(yuan)可能只有3600元(yuan)左(zuo)右。如今快遞的發展(zhan)迅(xun)速，所以還有跟單文員(yuan)，能獲(huo)得(de)每年4千元(yuan)的工(gong)資(zi)(zi)。

不(bu)論(lun)是(shi)在(zai)哪個(ge)城市里工(gong)作，也不(bu)論(lun)是(shi)哪一種文員的類別(bie)，工(gong)資(zi)的多少(shao)與個(ge)人能力有(you)很(hen)大的關系。雖然文員的技術含量看起來并不(bu)高(gao)，但那些(xie)工(gong)作時(shi)間久，工(gong)作經驗豐富的文員同樣可(ke)以獲得(de)較高(gao)的工(gong)資(zi)。關鍵的一點是(shi)，一定要(yao)堅(jian)持自己的工(gong)作，善于總結自己的工(gong)作經驗，想(xiang)要(yao)獲得(de)高(gao)薪就要(yao)在(zai)工(gong)作中努力。