什么是文員

其實所(suo)(suo)謂的(de)文(wen)員(yuan)也就(jiu)是文(wen)職(zhi)人員(yuan)，即(ji)主管(guan)經理之(zhi)助(zhu)理之(zhi)類(lei)(lei)的(de)。但是在(zai)不(bu)(bu)同(tong)(tong)的(de)公(gong)司，文(wen)員(yuan)一(yi)(yi)(yi)職(zhi)所(suo)(suo)做的(de)工(gong)作(zuo)都有(you)所(suo)(suo)不(bu)(bu)同(tong)(tong)。通(tong)常情況下，文(wen)員(yuan)是做些(xie)文(wen)字(zi)處(chu)理、文(wen)檔(dang)整理、復印文(wen)件(jian)、接(jie)聽電話及處(chu)理辦公(gong)室日常事(shi)務（接(jie)待客(ke)人、清潔衛生、購買辦公(gong)用品等(deng)）之(zhi)類(lei)(lei)的(de)工(gong)作(zuo)。總之(zhi)都比較繁瑣的(de)事(shi)。另外，有(you)些(xie)公(gong)司的(de)文(wen)員(yuan)還要(yao)(yao)協助(zhu)會(hui)計(ji)做一(yi)(yi)(yi)些(xie)記帳工(gong)作(zuo)。一(yi)(yi)(yi)般要(yao)(yao)求會(hui)基本的(de)電腦操作(zuo)（公(gong)司不(bu)(bu)同(tong)(tong)會(hui)有(you)具體的(de)要(yao)(yao)求：就(jiu)是指對(dui)電腦的(de)操作(zuo)內容和熟練程度有(you)所(suo)(suo)不(bu)(bu)同(tong)(tong)，當然(ran)少數公(gong)司可(ke)能也不(bu)(bu)需(xu)要(yao)(yao)電腦的(de)），一(yi)(yi)(yi)些(xie)大的(de)公(gong)司對(dui)語(yu)言也有(you)所(suo)(suo)要(yao)(yao)求的(de)（普通(tong)話，英語(yu)之(zhi)類(lei)(lei)的(de)），另外就(jiu)是當事(shi)人本身所(suo)(suo)具備的(de)一(yi)(yi)(yi)些(xie)綜合素質（工(gong)作(zuo)態度、思想品德、工(gong)作(zuo)能力等(deng)）。

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文員分類

工行(xing)文(wen)員(yuan)分兩類：第(di)一類，文(wen)員(yuan)即普(pu)通意義的(de)文(wen)員(yuan)；第(di)二類，“文(wen)員(yuan)”即非普(pu)通意義的(de)文(wen)員(yuan)。

主(zhu)要分：行政文(wen)員(yuan)、人事文(wen)員(yuan)、文(wen)案文(wen)員(yuan)、檔案文(wen)員(yuan)、銷(xiao)售文(wen)員(yuan)

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人事(shi)(shi)文員主要負責人事(shi)(shi)考勤(qin)、人員招(zhao)聘、薪酬計算、社保辦理及(ji)后勤(qin)的管理。

文(wen)(wen)案文(wen)(wen)員(yuan)主要負現起草(cao)文(wen)(wen)件合同(tong)等(deng)文(wen)(wen)件。

檔案文(wen)員主要(yao)負責管理公司文(wen)件(jian)、合同等相關的資(zi)料。

銷售(shou)文員(yuan)主要負責協助銷售(shou)合同及其(qi)他營銷文件資(zi)料的管理(li)、歸類(lei)、整理(li)、建(jian)檔和保(bao)管工作(zuo)。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接(jie)(jie)待來(lai)訪：來(lai)訪者(zhe)不(bu)同，事有大小，文(wen)員要區別對待。對應該會(hui)見的人，應直接(jie)(jie)轉達對方的意(yi)圖，并(bing)引其進入會(hui)客室或(huo)告知(zhi)各部門(men)接(jie)(jie)洽人，不(bu)論對方要求見面還是預約。對不(bu)宜會(hui)見的人，在請(qing)示(shi)相關(guan)人員后(hou)以“不(bu)在”、“正在開(kai)會(hui)”或(huo)“工作很忙”等為(wei)由，拒絕對方或(huo)是將個人意(yi)見報經理后(hou)接(jie)(jie)受答復(fu)。

2、接(jie)聽電話：接(jie)聽電話時一定要先(xian)聲明“這里是××公(gong)司(si)”，然后記下(xia)對方(fang)的姓名、工作單位(wei)等，根(gen)據對方(fang)情況(kuang)，不妨礙時可明確回答(da)，但(dan)一般不說總經理是否在。

3、轉(zhuan)達(da)：需要轉(zhuan)達(da)時要正確(que)聽取對方(fang)的身份(fen)和要轉(zhuan)達(da)的內容(rong)，并(bing)準(zhun)確(que)、迅速地轉(zhuan)達(da)。

4、文(wen)件的(de)(de)收(shou)發(fa)及分送(song)：收(shou)到的(de)(de)郵件或送(song)來的(de)(de)文(wen)件首(shou)先要(yao)區(qu)別是直接(jie)呈送(song)辦(ban)(ban)公室(shi)主(zhu)(zhu)任(ren)(ren)(ren)的(de)(de)，還是需(xu)文(wen)員再進行處置和整理的(de)(de)，或者是私(si)用文(wen)書（這些區(qu)分的(de)(de)范圍需(xu)事先請(qing)示主(zhu)(zhu)任(ren)(ren)(ren)）。需(xu)主(zhu)(zhu)任(ren)(ren)(ren)辦(ban)(ban)理的(de)(de)要(yao)直接(jie)送(song)主(zhu)(zhu)任(ren)(ren)(ren)，主(zhu)(zhu)任(ren)(ren)(ren)不(bu)在時如(ru)果(guo)有于之人直接(jie)有關的(de)(de)留言、電報、快遞(di)，可用電話告知。

日常運轉工作

1、日(ri)程(cheng)的(de)(de)設計(ji)及(ji)其安排：對所(suo)確(que)定(ding)的(de)(de)應由主(zhu)任(ren)處(chu)理的(de)(de)事項(xiang)如會見、出席會議的(de)(de)日(ri)期和時(shi)間進行記(ji)錄整理，并隨(sui)時(shi)進行調查，協助主(zhu)任(ren)制定(ding)出日(ri)程(cheng)表(biao)。日(ri)程(cheng)計(ji)劃應記(ji)入(ru)每月日(ri)程(cheng)表(biao)，必要時(shi)在上面(mian)記(ji)下(xia)預定(ding)內容和變(bian)更(geng)情(qing)況。

2、準(zhun)備(bei)及安(an)排：有些(xie)工(gong)作需(xu)要特別的準(zhun)備(bei)和安(an)排，這些(xie)工(gong)作通常都有一定(ding)的時間(jian)限(xian)制，因此必須提(ti)前做好(hao)適(shi)當(dang)的準(zhun)備(bei)。

用品的整理

文員應(ying)將主任工(gong)作中所需要的文件資料(liao)、各項用(yong)品及備用(yong)品事先準備齊全。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及備用品，應(ying)在(zai)合(he)適(shi)的(de)(de)地方(fang)放置合(he)適(shi)的(de)(de)數(shu)量，為此(ci)，應(ying)設計(ji)一張用品及備用品的(de)(de)明細表，在(zai)上面記下品種和(he)一月或一周所需數(shu)量以及補(bu)(bu)充(chong)的(de)(de)數(shu)量和(he)補(bu)(bu)充(chong)日期。

2、主任(ren)(ren)外出(chu)時(shi)：主任(ren)(ren)外出(chu)時(shi)需(xu)(xu)使用的鋼筆(bi)、鉛筆(bi)等，每天(tian)都應該(gai)注意事(shi)先做(zuo)好(hao)準備(bei)好(hao)一定數量，需(xu)(xu)要(yao)收入提包內(nei)的物(wu)品也要(yao)做(zuo)同樣考慮。這(zhe)些(xie)需(xu)(xu)要(yao)準備(bei)的物(wu)品應在詢問過主任(ren)(ren)后制做(zuo)一張明細表事(shi)先貼好(hao)以防遺漏。

3、文(wen)(wen)件(jian)、資料的(de)準備(bei)：首先(xian)要(yao)弄清楚那些文(wen)(wen)件(jian)是重要(yao)的(de)，如果不明白。要(yao)詳細詢問(wen)，以(yi)便(bian)(bian)將(jiang)可能會(hui)用的(de)文(wen)(wen)件(jian)材料一(yi)并(bing)準備(bei)齊全(quan)，然(ran)后畫一(yi)張文(wen)(wen)件(jian)明細表(biao)以(yi)方便(bian)(bian)使用。

文件整理業務

1、為使(shi)主任(ren)處理完畢(bi)或(huo)正(zheng)在使(shi)用的文(wen)件(jian)不丟(diu)失、散(san)亂，并且隨時可(ke)以提用，需要對文(wen)件(jian)進行整(zheng)(zheng)理。整(zheng)(zheng)理工作首先要根(gen)據主任(ren)的意見將文(wen)件(jian)分(fen)類(lei)，并放入固定(ding)的裝具和內(nei)容器內(nei)，使(shi)用中(zhong)還要經常整(zheng)(zheng)理，做到很容易查到文(wen)件(jian)。

2、整理(li)工(gong)作的關鍵是分類項目的確定和(he)保管及整理(li)文件用品的選擇與整理(li)、借閱手續的完善。

3、業務用的(de)(de)文(wen)件分為(wei)正在(zai)處理(li)的(de)(de)文(wen)件、正在(zai)運行的(de)(de)現行文(wen)件和(he)已(yi)處理(li)完畢(bi)的(de)(de)文(wen)件，此(ci)外還有機(ji)密(mi)類的(de)(de)文(wen)件。根(gen)據應用情況還可以分為(wei)每日(ri)必用、常(chang)(chang)用和(he)不常(chang)(chang)用的(de)(de)三種。

4、經過整理后(hou)，對文件(jian)進行(xing)裝(zhuang)訂(ding)，并給(gei)每一(yi)(yi)個文件(jian)集合體以一(yi)(yi)定的(de)戶頭名稱。應在(zai)聽(ting)取合租人(ren)意見后(hou)再(zai)制作(zuo)一(yi)(yi)張文件(jian)分(fen)類的(de)明(ming)細表，將表貼(tie)在(zai)保管場(chang)所或保管人(ren)的(de)桌(zhuo)子上以便于參照。

整理清掃工作

1、清(qing)理桌(zhuo)面：臺歷每天調整日期，桌(zhuo)子要(yao)擦抹干凈，常用品(pin)要(yao)準(zhun)備好，并按要(yao)求備齊數量(liang)，將前一天取出(chu)的圖書、文件放回原處，有破損和污(wu)染(ran)的物品(pin)要(yao)清(qing)掃更換。

2、室內的物品(pin)要放在固定(ding)的地方。

代行業務

1、參加慶典(dian)、喪禮等儀式留(liu)心服裝和服飾品及行(xing)為(wei)以表達(da)得體(ti)，同時還要十分講究寒(han)暄、應酬的用語。

2、轉達(da)主任意見(jian)或(huo)命(ming)令：表達(da)主任意見(jian)要完整(zheng)、準確(que)，注意簡潔(jie)迅速。有時根據情況(kuang)還要將對方的答復(fu)向主任匯報。

會計實務

該項事務(wu)是指(zhi)由(you)經理直接使用(yong)的幾種賬(zhang)目(mu)(mu)的管(guan)理，包括各項物品(pin)的購入(ru)及(ji)發(fa)放、次產的調配及(ji)運用(yong)、現金(jin)收(shou)入(ru)及(ji)支出(chu)等方面(mian)的賬(zhang)目(mu)(mu)記錄(lu)及(ji)管(guan)理。

1、關于次產狀態及(ji)收支情況要(yao)制作(zuo)明細表(biao)，至少一(yi)個(ge)月要(yao)制作(zuo)一(yi)張月報表(biao)。在特殊情況下，要(yao)隨時根據(ju)經(jing)理及(ji)副經(jing)理發要(yao)求拿出報表(biao)。

2、處理資產狀況還(huan)應注意以下幾點：

（1）支持及收(shou)入可(ke)以(yi)根據(ju)原始憑(ping)證將其發(fa)生額(e)記(ji)下現(xian)(xian)金(jin)出納賬(zhang)中。現(xian)(xian)金(jin)出納賬(zhang)中與先進余額(e)的數額(e)應(ying)保持一(yi)致。票據(ju)上要(yao)有經手(shou)人(ren)和秘書的印章以(yi)明(ming)確責(ze)任。將這些收(shou)據(ju)匯(hui)總后(hou)讓經理過目。

（2）日常的現金(jin)支(zhi)出應(ying)限(xian)定(ding)一定(ding)的數(shu)量，若有特(te)殊項(xiang)目，應(ying)申(shen)請特(te)別支(zhi)出的資金(jin)或開出支(zhi)票。

（3）開(kai)具(ju)支票(piao)(piao)需有收據(ju)或其他憑(ping)證，并(bing)在(zai)支票(piao)(piao)上記下用途(tu)，由經理蓋章。

（4）資產分(fen)為土(tu)地(di)、建筑物(wu)、有(you)價(jia)證券(quan)(quan)備(bei)用品及各(ge)(ge)種(zhong)家具雜物(wu)的(de)押金(jin)等(deng)(deng)。應設立各(ge)(ge)種(zhong)資產的(de)臺賬及有(you)價(jia)證券(quan)(quan)薄(bo)，詳細記(ji)錄各(ge)(ge)種(zhong)資產的(de)內容(rong)、單價(jia)、數(shu)量及現有(you)額及出入(ru)額等(deng)(deng)。

（5）銀行存款及郵政儲蓄(xu)要設存款底帳(zhang)，接受款項(xiang)者(zhe)應按(an)名稱分別立帳(zhang)并明示賬額。

3、各種物品的購(gou)入(ru)和發(fa)放應注意有無使(shi)用(yong)申請、手續是否齊全，并及時(shi)入(ru)帳，以免遺(yi)忘(wang)和推(tui)遲記(ji)賬。

協助調查

公司的調查通常分(fen)為任命(ming)調查和一般性調查兩類(lei)。公司在開展各種(zhong)調查調查時(shi)辦(ban)公室秘(mi)書需做好協助工作。

1、進(jin)行調查工作時，秘(mi)書應選(xuan)擇合適的專家、顧問進(jin)行委(wei)托或將他(ta)們(men)(men)列為調查委(wei)員(yuan)，并與(yu)之保持聯(lian)系，需要時提出(chu)調查課題(ti)請他(ta)們(men)(men)完(wan)成。

2、有些專(zhuan)家事項(xiang)的(de)調查(cha)(cha)，秘(mi)書(shu)也(ye)可以親自聽取專(zhuan)家和(he)當(dang)事人的(de)意(yi)見(jian)(jian)，或在調查(cha)(cha)各方(fang)面情況(kuang)(kuang)后(hou)(hou)，將(jiang)意(yi)見(jian)(jian)和(he)調查(cha)(cha)情況(kuang)(kuang)匯(hui)總后(hou)(hou)報告給經理。

文書工作

文書工作(zuo)(zuo)有包括寫作(zuo)(zuo)信涵(han)、起(qi)草文件(jian)，以及(ji)卷(juan)清和印刷文件(jian)三(san)個方(fang)面。

1、信(xin)(xin)涵(han)的完成：對經(jing)理(li)會經(jing)常使用(yong)的信(xin)(xin)件種類可(ke)事(shi)先(xian)匯(hui)集為“標準通信(xin)(xin)范圍例(li)”，需要時選擇一種，略加增刪(shan)便可(ke)使用(yong)，較為方便。

2、文件的卷(juan)清及(ji)印(yin)刷：主要包括(kuo)將草案以(yi)(yi)筆(bi)記形式(shi)卷(juan)清、用打字機打印(yin)、直接打印(yin)以(yi)(yi)及(ji)輯(ji)錄圖書雜(za)志上(shang)的有關內(nei)容等工作(zuo)。

聯系業務

聯系工作就是要向(xiang)經(jing)理(li)(li)或副經(jing)理(li)(li)轉(zhuan)達某項事情并向(xiang)對方轉(zhuan)告經(jing)理(li)(li)或副經(jing)理(li)(li)的意圖(tu)，聽取(qu)對方的答復(fu)，并將答復(fu)再反饋給(gei)經(jing)理(li)(li)。

招待事務

招待是指在經(jing)理外出、返回或有客人來(lai)訪時的禮儀性款待，多指派事務員(yuan)或勤雜(za)工來(lai)完成(cheng)。款待包(bao)括(kuo)向(xiang)導、收存(cun)攜帶物品(pin)、奉送茶點、迎(ying)來(lai)送往等。

1、為經理服務

（1）經理外出時應準(zhun)備(bei)好車輛。

（2）回到公司(si)時，要接過脫(tuo)下的外套、帽子(zi)等，然(ran)后放(fang)到一定的地方，并隨時用刷子(zi)清潔衣(yi)物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要視(shi)空氣情況調(diao)好空調(diao)。

2、為(wei)客人(ren)服務：秘(mi)書(shu)還須對客人(ren)進行服務，比如出入公司時參照對經理的服務進行接待。若需要(yao)來(lai)訪者等候時，應(ying)遞上報紙或畫(hua)報等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內(nei)容還是(shi)很多(duo)的(de)，但也被視為(wei)是(shi)一些基(ji)礎(chu)的(de)工作，比如收發郵件、接待、文書、印信以及(ji)檔(dang)案等方面都由文員來(lai)做(zuo)。雖然文員從事的(de)工作內(nei)容比較多(duo)，但因沒有太多(duo)的(de)技術含量，所以在(zai)單位里來(lai)說資相(xiang)并不是(shi)很高。

一般來(lai)說，文員的(de)(de)工資(zi)多少與所在的(de)(de)地區整體消(xiao)(xiao)費水(shui)平(ping)有關。比如(ru)一線大(da)城市(shi)(shi)里的(de)(de)文員可以拿到(dao)四千及以上的(de)(de)工資(zi)，而小一些城市(shi)(shi)可能只有兩千多塊錢。工作的(de)(de)地區消(xiao)(xiao)費高自然工資(zi)也(ye)會高一些，消(xiao)(xiao)費低的(de)(de)地區，文員工資(zi)了不(bu)會太高。

以在(zai)深圳(zhen)工(gong)作為(wei)例吧，行政(zheng)文(wen)員(yuan)能(neng)獲得(de)四千(qian)多的(de)工(gong)資(zi)(zi)；人事文(wen)員(yuan)在(zai)3800左右的(de)工(gong)資(zi)(zi)；會計文(wen)員(yuan)更(geng)高一(yi)些能(neng)拿到4千(qian)以上；還(huan)有生產文(wen)員(yuan)可能(neng)只有3600元左右。如今快遞的(de)發(fa)展(zhan)迅速，所以還(huan)有跟(gen)單文(wen)員(yuan)，能(neng)獲得(de)每年4千(qian)元的(de)工(gong)資(zi)(zi)。

不論(lun)是(shi)(shi)在(zai)哪個城市里工(gong)(gong)作(zuo)，也不論(lun)是(shi)(shi)哪一種文員(yuan)的類別，工(gong)(gong)資的多少與個人能力(li)有很大(da)的關系。雖(sui)然(ran)文員(yuan)的技術含量看起來并不高(gao)(gao)，但那些工(gong)(gong)作(zuo)時(shi)間久，工(gong)(gong)作(zuo)經驗(yan)豐富的文員(yuan)同(tong)樣可以獲(huo)得(de)較高(gao)(gao)的工(gong)(gong)資。關鍵的一點是(shi)(shi)，一定要堅持自己的工(gong)(gong)作(zuo)，善于總結自己的工(gong)(gong)作(zuo)經驗(yan)，想要獲(huo)得(de)高(gao)(gao)薪就要在(zai)工(gong)(gong)作(zuo)中努力(li)。