辦公設備(bei)管(guan)理制度

1? 總則

1.1?目的(de)：為規范辦公(gong)設備(bei)設施(shi)的(de)管理，保障生產和辦公(gong)活動的(de)正常進(jin)行，降低成本，杜絕浪費， 特(te)制(zhi)定本制(zhi)度。

1.2?適用范圍：

1.2.1本制(zhi)度(du)適用于公司各部門(men)。

1.2.2本制(zhi)度對辦公(gong)設(she)備設(she)施的采購、驗收、使用和管理等進行了規定。

2?辦公設(she)備(bei)設(she)施分(fen)類

2.1?辦公用具：辦公桌(zhuo)、椅(yi)、櫥、柜等；

2.2?文件處理設備：電腦、移動硬盤、掃描儀、復印(yin)機、打印(yin)機等；

2.3?培訓用具：投(tou)影儀、白板等(deng)；

2.4?空氣調(diao)(diao)節(jie)設備:空調(diao)(diao)、風扇等(deng)；

2.5?通訊設施:電(dian)話(hua)機(ji)、傳(chuan)真機(ji)、對講(jiang)機(ji)等；

2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電視機(ji)等(deng)；

2.7?接待(dai)飲水(shui)用具：飲水(shui)機、茶具、開水(shui)壺、燒(shao)水(shui)壺、茶水(shui)桶等(deng)；

2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；

2.9?其(qi)他設(she)備(bei)(bei)設(she)施：與(yu)辦公有關的其(qi)他設(she)備(bei)(bei)設(she)施。

3?辦公設(she)備設(she)施管理的職責

3.1?行政部負責(ze)辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施的歸口管(guan)理。負責(ze)辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施規劃、選型、組織安(an)裝調(diao)(diao)試、統(tong)一(yi) 調(diao)(diao)配、使(shi)用、維修、盤點、報(bao)廢和更新的全過程實行綜(zong)合管(guan)理。

3.2?采購部負責按要求進行辦公設備(bei)設施的采購。

3.3?生產(chan)部(bu)負責協助實施辦公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施的安(an)裝和維修。

3.4?使用部門負責辦(ban)公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的分級管理，負責辦(ban)公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的正確使用和日常維護保養，延 長(chang)辦(ban)公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)使用壽命(ming)，保證辦(ban)公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的正常運行。

3.5?財務部負責(ze)對辦(ban)公設(she)備設(she)施的采購、發(fa)放和管(guan)理進行監督、檢查和審計。

4?辦公設(she)備設(she)施(shi)的(de)購置

4.1?行政(zheng)部(bu)應(ying)廣泛收(shou)集辦(ban)(ban)公設備(bei)(bei)設施的(de)發展資訊以及市(shi)場信息，并收(shou)集使(shi)用單位對有關辦(ban)(ban)公設備(bei)(bei)設施的(de)使(shi)用意見，為新辦(ban)(ban)公設備(bei)(bei)設施的(de)購置提供建議。

4.2?各部(bu)門需要(yao)新增辦公設備設施(shi)應填寫(xie)《辦公設備設施(shi)購(gou)置申請單》，送行政(zheng)部(bu)審查、主管副(fu) 總審核、常(chang)務副(fu)總或(huo)總經理批準。

4.3?對于(yu)新辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的購置，行政部應提(ti)出辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的先進性(xing)(xing)、可(ke)靠(kao)性(xing)(xing)和(he)維修性(xing)(xing)等(deng)要求， 并對大型(xing)、關(guan)鍵辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)進行經濟(ji)技術(shu)可(ke)行性(xing)(xing)分(fen)析，把好選型(xing)和(he)安裝驗收質量關(guan)，為搞(gao)好辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的后期管理奠定基礎。

4.4?選(xuan)購的大型、關鍵辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)應備有齊全的安裝(zhuang)、使用、潤滑、維修等技(ji)術資(zi)料和必要的 維修配件(jian)、易損(sun)件(jian)。

4.5?辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)到貨后，由(you)采購部組(zu)織(zhi)行政(zheng)部、使用部門、供方派員共(gong)同參加開箱驗(yan)收，并認 真做好開箱記錄，按照裝箱單核(he)對主辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)、附件、工具、備(bei)件和技術資料，辦(ban)理入庫和安裝手續(xu)。

4.6?辦公設(she)備設(she)施安裝(zhuang)調試(shi)完畢，要按說明書(shu)及(ji)有關規定(ding)(ding)進(jin)行性能檢查、調試(shi)，屬(shu)于固定(ding)(ding)資產(chan)的 要辦理固定(ding)(ding)資產(chan)移交手(shou)續。

4.7?驗(yan)收后采購部(bu)應(ying)負(fu)責組(zu)織填寫《辦公設備設施驗(yan)收報告單》一式三份，采購部(bu)、行政部(bu)、使 用(yong)部(bu)門各留一份。

4.8?驗收(shou)后行政部將相關資料收(shou)集(ji)、整理(li)、存檔。

5?辦公(gong)設(she)備設(she)施的臺帳和檔案(an)管(guan)理

5.1?辦公(gong)設備(bei)設施的臺帳(zhang)管理(li)

5.1.1?財務部(bu)對(dui)(dui)對(dui)(dui)公(gong)司的所(suo)有屬于固定(ding)資產(chan)的辦公(gong)設備設施按照規定(ding)建立固定(ding)資產(chan)臺(tai)帳，并(bing)進行監 督和管理(li)。

5.1.2?行(xing)政部對公(gong)司的所有辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)按照規定(ding)逐臺(tai)進行(xing)統一編號，建立《辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)臺(tai)帳》 和(he)卡片，填寫《辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)檔案資料(liao)卡》，做(zuo)到隨機附件和(he)資料(liao)齊(qi)全。

5.1.3?各使用部(bu)門(men)要建立本(ben)部(bu)門(men)辦(ban)公設備設施臺賬。

5.2?辦公設(she)備設(she)施的檔(dang)案管理

5.2.1?行政部行政助(zhu)理，負責為列入固定資產的(de)大型辦公設備(bei)設施建立技(ji)術檔案和狀(zhuang)態檔案。

5.2.2?辦(ban)(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施的(de)技術檔(dang)案是指辦(ban)(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施的(de)安裝、零部件(jian)、自制辦(ban)(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施、特種辦(ban)(ban)公 設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施、使用說(shuo)明書、圖紙等(deng)技術資料。

5.2.3?狀態檔案是(shi)指辦公設備設施的分布(bu)、購(gou)進和安裝(zhuang)日期、使用年(nian)限、維修記(ji)錄(lu)、調撥(bo)記(ji)錄(lu)等資 料。

5.2.4?辦公設備設施(shi)檔(dang)案(an)資料(liao)發(fa)生(sheng)變更時，應(ying)根據實際(ji)情況，及時更新檔(dang)案(an)資料(liao)。

6?辦(ban)公設備設施(shi)的使用與保養

6.1?使用(yong)(yong)人員(yuan)在獨立(li)使用(yong)(yong)辦公設備(bei)設施(shi)前，必須(xu)對(dui)其進(jin)行(xing)辦公設備(bei)設施(shi)的結構、性(xing)能、技術規范、 維護基(ji)礎知識和安(an)全操作規程的培訓。

6.2?各部門要指(zhi)定專人負責公用辦公設(she)備(bei)設(she)施的管理。

6.3?操作人(ren)員要嚴格執行辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的操作規程，嚴禁(jin)辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)超負荷、超范(fan)圍和帶(dai)故障 運轉。

6.4?使用(yong)部(bu)門負責(ze)指定專人進(jin)行辦(ban)公(gong)(gong)設備設施(shi)的日常維(wei)(wei)護(hu)保養，行政(zheng)部(bu)負責(ze)依據辦(ban)公(gong)(gong)設備設施(shi)的 特點(dian)和使用(yong)情況(kuang)進(jin)行定期維(wei)(wei)護(hu)。

6.5?使用部(bu)門、行(xing)政部(bu)要定(ding)(ding)期(qi)或不(bu)定(ding)(ding)期(qi)對辦公設備設施的使用和保養情況(kuang)進(jin)行(xing)檢查。

6.6?對于使用部(bu)(bu)門不(bu)正當使用和(he)維護(hu)的行(xing)為，行(xing)政(zheng)部(bu)(bu)有(you)權提出整改要求和(he)處罰建議，對由此而造 成的辦公設(she)備設(she)施的損壞，經行(xing)政(zheng)部(bu)(bu)進行(xing)責(ze)任(ren)(ren)認定，由相關(guan)責(ze)任(ren)(ren)人承擔賠(pei)償責(ze)任(ren)(ren)。

6.6.1?對純屬人(ren)(ren)為原(yuan)因導致辦(ban)公設備設施損壞的(de)，如(ru)責(ze)任(ren)人(ren)(ren)清(qing)楚(chu)，視(shi)(shi)情(qing)況(kuang)由(you)(you)責(ze)任(ren)人(ren)(ren)賠(pei)償(chang)修理(li)費用的(de) 70%-100%；造成報廢或(huo)丟失的(de)，視(shi)(shi)情(qing)況(kuang)由(you)(you)責(ze)任(ren)人(ren)(ren)賠(pei)償(chang)原(yuan)值的(de)70%-100%。如(ru)責(ze)任(ren)人(ren)(ren)不清(qing)的(de)，由(you)(you)該部門負責(ze)人(ren)(ren)承擔賠(pei)償(chang)額的(de)50%，保管人(ren)(ren)承擔50%。

6.6.2?因保管(guan)不當造成辦公設(she)備設(she)施遺失的，由保管(guan)人賠償(chang)(chang)原值的80%-100%賠償(chang)(chang)或責令(ling)自行增購 并不得報支費用(yong)。

7?辦公設(she)備設(she)施的(de)維修

7.1?辦公設備設施發生故(gu)障，使用部門不能(neng)解決時，應立即填(tian)寫《辦公設備設施報(bao)修單》，通知 行政部組織有關人員進(jin)行排除，并填(tian)好維(wei)修記錄。

7.2?在接到辦(ban)公設備(bei)設施(shi)報修以后，行(xing)政部應根據辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的故障程度(du)和原因(yin)，組(zu)織維修人 員進行(xing)修理。

7.3?維(wei)(wei)(wei)修人員在維(wei)(wei)(wei)修完畢后，應通(tong)知使用單(dan)(dan)位(wei)的員工進行驗收(shou)，并在報修單(dan)(dan)上簽字，對維(wei)(wei)(wei)修用時 和維(wei)(wei)(wei)修材料(liao)進行確認。

7.4?對于緊急情況，使用(yong)部(bu)門可(ke)電話或口頭通知行政(zheng)部(bu)，行政(zheng)部(bu)及時(shi)安排維修。但(dan)使用(yong)部(bu)門應及 時(shi)補(bu)辦報修及驗收手續(xu)。

7.5?對于公(gong)(gong)司現有技術力量無法(fa)完成的(de)辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)(bei)(bei)設(she)施報修，應由行(xing)政(zheng)部填寫《辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)(bei)(bei)設(she)施委(wei)外(wai) 修理(li)申請單》，報常務副總經理(li)審批(pi)后。《辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)(bei)(bei)設(she)施委(wei)外(wai)修理(li)申請單》應詳細(xi)注明維修辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)(bei)(bei)設(she)施的(de)名稱、故障原因、外(wai)協廠(chang)家和預(yu)計(ji)費用。

7.6?在(zai)維修完成以(yi)后，使用部門和行政部應當對辦公設備(bei)設施進行檢查驗收。

7.7?對于經常發生故(gu)障的(de)部(bu)(bu)位，行政部(bu)(bu)應(ying)組織使用部(bu)(bu)門認真(zhen)分(fen)析(xi)，制(zhi)訂改善維(wei)修(xiu)措施，盡量從根 本上消除(chu)故(gu)障以及發生原(yuan)因。

8?辦公設(she)備設(she)施的移交、閑置及(ji)報廢處(chu)理

8.1?辦公設(she)備(bei)設(she)施的移(yi)交

8.1.1?員工崗位變動或離職(zhi)時(shi)，應及時(shi)將個(ge)人(ren)領用的辦公設備設施移交給接(jie)手人(ren)或退還行政(zheng)部。

8.1.2?各部(bu)(bu)門負責人(ren)崗位變動或離職(zhi)時，應及時將部(bu)(bu)門共用的辦公設備設施(shi)移交給接手(shou)人(ren)或退還行 政部(bu)(bu)。

8.1.3?部(bu)門負責(ze)人移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)時(shi)由(you)(you)行政部(bu)監交(jiao)(jiao)(jiao)，一般員工移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)時(shi)由(you)(you)部(bu)門人監交(jiao)(jiao)(jiao)，移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)人、接(jie)手人、監交(jiao)(jiao)(jiao)人 如實記(ji)錄并填寫《辦公設備設施移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)單》一式(shi)三份(fen)，三方簽字后各留一份(fen)。

8.2?辦公設(she)備設(she)施的調撥

8.2.1?辦公設(she)備設(she)施的調撥必須由行政部統一安排，各部門不得私自調撥。

8.2.2?各部(bu)門如需(xu)辦(ban)公設備設施的調撥，應由(you)移入(ru)部(bu)門經(jing)理填寫(xie)《辦(ban)公設備設施調撥單》，交(jiao)行(xing)政(zheng) 助理審(shen)查，行(xing)政(zheng)部(bu)經(jing)理審(shen)批。

8.2.3?行(xing)政(zheng)部組(zu)織調撥雙方進行(xing)辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施交接，調撥出的辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施必須(xu)隨帶原有輔機、附 件和(he)技術文件。

8.2.4?屬于(yu)固(gu)定資產(chan)的辦(ban)公設備設施的調(diao)撥(bo)應報財務部備案。

8.3?閑置辦公設備設施的(de)處理(li)

8.3.1?辦(ban)公(gong)設備(bei)設施閑置(zhi)在半年以上的(de)應進(jin)行封(feng)(feng)存(cun)管理(li)，辦(ban)公(gong)設備(bei)設施的(de)封(feng)(feng)存(cun)和啟封(feng)(feng)時必須由使用 部(bu)門、行政(zheng)部(bu)共同進(jin)行。

8.3.2?封存要有明顯(xian)的標識。

8.3.3?辦(ban)公設備設施(shi)封存(cun)前要進行一次全面的維護，并采取防(fang)塵、防(fang)銹(xiu)和防(fang)潮(chao)措施(shi)。

8.3.4?所有(you)封存辦公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施都要達到完好辦公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施的要求，并列入辦公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施檢(jian)查范圍。

8.3.5?對風扇等季節(jie)性強的辦公設備(bei)設施，可由(you)各部門做好(hao)清潔維持(chi)后交倉庫暫(zan)存，由(you)倉庫統(tong)一集(ji) 中保(bao)管(guan)。雙方辦好(hao)入倉和領用手續。

8.3.6?對于長期不用、連續停用一年以上(shang)的閑置辦公設(she)備(bei)設(she)施，由使用部(bu)門填寫(xie)《閑置辦公設(she)備(bei)設(she) 施處理申請單》，報(bao)行(xing)政部(bu)積極組(zu)織外(wai)調、出(chu)租或轉(zhuan)讓，以提高辦公設(she)備(bei)設(she)施的利用率。

8.4?辦公(gong)設備設施的(de)報廢

8.4.1?辦公設備設施報(bao)損、報(bao)廢條件：

a) 因意外(wai)事故或災害，造成主(zhu)要部件、主(zhu)要結(jie)構嚴重(zhong)損壞而(er)無法使用(yong)的辦公設(she)備設(she)施。

b)?制(zhi)造質量低劣，達不(bu)到使用要求的辦公設備(bei)設施。

c)?使用不當造成損壞、無修復價值的辦公設備設施。

d)?機器陳舊，技術性(xing)能不能滿足使(shi)用要(yao)求(qiu)，且無法改造的辦(ban)公設備(bei)設施。

e)?耗能高(gao)，嚴重污染環(huan)境(jing)的(de)辦(ban)公(gong)設備(bei)設施。

f)?超(chao)過使用(yong)年限、已無(wu)使用(yong)價值(zhi)的辦公設備(bei)設施。

8.4.2?報損、報廢辦公設備(bei)設施的處理方法：

a)?按(an)現(xian)有價值整件或(huo)整機出(chu)售。

b)?拆卸、轉(zhuan)讓可(ke)利用的零部件。

c)?不能利用的部件按廢料(liao)處(chu)理。

8.4.3?報廢申(shen)請由使用(yong)部(bu)門提出，使用(yong)部(bu)門填寫《辦公(gong)設(she)備設(she)施報廢申(shen)請單》，行政部(bu)進(jin)(jin)行審(shen)查(cha)， 必要時組織相關(guan)專家進(jin)(jin)行審(shen)查(cha)，財務部(bu)門進(jin)(jin)行價值評估，主管副(fu)總經(jing)理審(shen)查(cha)、常務副(fu)總經(jing)理或總經(jing)理批準。

8.4.4?報廢(fei)申(shen)請(qing)經批準(zhun)后使(shi)用部(bu)(bu)門(men)由使(shi)用部(bu)(bu)門(men)交行(xing)政部(bu)(bu)進行(xing)臺(tai)帳及檔案調整，屬(shu)于固(gu)定資(zi)產的辦公 設(she)備設(she)施還須由申(shen)請(qing)部(bu)(bu)門(men)轉(zhuan)財務部(bu)(bu)門(men)進行(xing)固(gu)定資(zi)產減損(sun)處理。

9?辦公設備(bei)設施的盤(pan)點

9.1?公(gong)司辦公(gong)設備設施實行定期盤(pan)點，一般為(wei)每(mei)年(nian)六月(yue)和十二月(yue)。

9.2?辦公設備設施的盤點由行政部會同財(cai)務(wu)部、使用部門共同進行。

9.3?辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施盤點的依據為財(cai)務部(bu)(bu)固定資產(chan)臺(tai)帳(zhang)、行政部(bu)(bu)辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施臺(tai)帳(zhang)、辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施 卡片、領用記(ji)錄(lu)(lu)、調撥記(ji)錄(lu)(lu)、報廢記(ji)錄(lu)(lu)等。

9.4?辦公設備設施(shi)盤(pan)點(dian)時應實(shi)事求(qiu)是，如實(shi)記(ji)錄盤(pan)點(dian)情況(kuang)，嚴(yan)禁弄(nong)虛作假。

9.5?盤(pan)點結束后(hou)行政部應及(ji)時如(ru)實編(bian)制盤(pan)點報(bao)告，說明盤(pan)點盈虧原因及(ji)處理(li)意見，報(bao)告主管(guan)副(fu)總(zong) 經理(li)審核、常務副(fu)總(zong)經理(li)或總(zong)經理(li)審批。

10?附則

10.1?本制度由(you)行政(zheng)部(bu)制定，并(bing)負責解釋(shi)和組織實施。

10.2?本制度報總經理批準后(hou)施(shi)行，修改時亦(yi)同。

10.3?本制度(du)實施后，凡既有的類似規定自行終(zhong)止，與(yu)本制度(du)相抵觸的，以本制度(du)準。

10.4?本(ben)制度自頒布之日起施行。

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