一、項目管理軟件怎么用

企業(ye)借助項(xiang)目(mu)(mu)管(guan)(guan)理(li)軟件(jian)(jian)將(jiang)混亂的管(guan)(guan)理(li)得到(dao)控制(zhi)。項(xiang)目(mu)(mu)管(guan)(guan)理(li)軟件(jian)(jian)本(ben)身(shen)也是(shi)(shi)(shi)較為復雜的工(gong)(gong)具，對于項(xiang)目(mu)(mu)經理(li)來說，熟練掌握工(gong)(gong)程項(xiang)目(mu)(mu)管(guan)(guan)理(li)軟件(jian)(jian)是(shi)(shi)(shi)必(bi)須的。基礎的是(shi)(shi)(shi)要會項(xiang)目(mu)(mu)申(shen)請(qing)，項(xiang)目(mu)(mu)立(li)項(xiang)、會建立(li)活動、會提(ti)交工(gong)(gong)時表、懂需求變更(geng)，會利用工(gong)(gong)具做報表等等。

項目的實施過程是一個漫長的過程，這其中會遇到許多影響項目的因素，對于項目經理來說，如何能及時發現問題，調整項目是非常重要的。這時需要項目經理能夠根據項目管理軟件的數(shu)據(ju)反(fan)饋追(zhui)蹤(zong)項目的進度(du)，能夠發現(xian)具體(ti)問(wen)題(ti)所(suo)在(zai)，及時(shi)解決問(wen)題(ti)。

往往實際情(qing)況是(shi)多個項(xiang)目(mu)同時執行(xing)(xing)，這(zhe)時需要項(xiang)目(mu)經理(li)(li)能夠(gou)使用項(xiang)目(mu)管(guan)理(li)(li)軟件的多項(xiang)目(mu)管(guan)理(li)(li)功能，對項(xiang)目(mu)之間的資(zi)源進行(xing)(xing)調配，或者項(xiang)目(mu)之間依賴(lai)關系的管(guan)理(li)(li)等等。

項目管理(li)(li)(li)(li)經(jing)理(li)(li)(li)(li)熟練掌握工程項目管理(li)(li)(li)(li)軟(ruan)(ruan)件(jian)(jian)是必須的(de)(de)，可是只有連同(tong)項目管理(li)(li)(li)(li)軟(ruan)(ruan)件(jian)(jian)背后的(de)(de)管理(li)(li)(li)(li)原理(li)(li)(li)(li)一(yi)起掌握，才(cai)能夠(gou)用所學知識，解釋企業生產經(jing)營(ying)管理(li)(li)(li)(li)活動所采用的(de)(de)相關(guan)理(li)(li)(li)(li)論，才(cai)能夠(gou)具(ju)備發現企業管理(li)(li)(li)(li)現存的(de)(de)關(guan)鍵問題。

會(hui)使用(yong)、會(hui)操作工程項目(mu)(mu)管理(li)(li)軟(ruan)件(jian)只(zhi)是(shi)基本的能力，這對于一般人來說都是(shi)非常簡單的。而(er)真正掌(zhang)握項目(mu)(mu)管理(li)(li)軟(ruan)件(jian)核心的，會(hui)應(ying)用(yong)項目(mu)(mu)管理(li)(li)軟(ruan)件(jian)的人卻并不多。但恰恰只(zhi)有會(hui)應(ying)用(yong)項目(mu)(mu)管理(li)(li)軟(ruan)件(jian)的人才能夠(gou)深(shen)刻理(li)(li)解并能夠(gou)融會(hui)貫通的掌(zhang)握。

二、如何使用項目管理軟件有效管理項目人員

在建立項目時，項目管(guan)理技術和(he)方法對于(yu)確(que)保清晰(xi)和(he)有重點非常重要。然(ran)而，項目核(he)心人員的(de)協作(zuo)程度對于(yu)項目的(de)整體成功影響最大(da)。

以(yi)下是管理項(xiang)目團隊的(de)技巧，旨在提高團隊效率：

1、建立平衡的團隊

確定項目團(tuan)隊成員既有正確的(de)技(ji)術(shu)專長，又有廣(guang)泛的(de)溝通和思維方式。

這種平(ping)衡(heng)可以通過潛(qian)在的項目團隊成員(yuan)過去可能采取的問卷調查來確定。

2、確保項目目標清晰和“認同”

無(wu)論項(xiang)目(mu)(mu)團隊成員的資歷或經驗(yan)水平(ping)如何，每(mei)個人都需要完全清楚并致力于實現項(xiang)目(mu)(mu)目(mu)(mu)標。

為團隊提供在項(xiang)目早期(qi)向你公開或(huo)私下提出擔憂或(huo)問題的機會，這可以避免(mian)與承諾缺乏相關的負面影響。

任何負面行為(wei)都應該立即被發現，確(que)保問(wen)題能夠得到解決(jue)。讓(rang)您的(de)團(tuan)隊在項目規劃的(de)早期階段就參與進來，這會有很大的(de)幫助。

3、確保直線管理支持

當從不同部門選擇項目(mu)(mu)團隊(dui)成(cheng)(cheng)員時，獲得他們的直線經理對項目(mu)(mu)的支(zhi)持和承諾以及項目(mu)(mu)成(cheng)(cheng)員需要(yao)分配(pei)到項目(mu)(mu)會議、研究(jiu)和商定(ding)行(xing)動的時間至關重要(yao)。

與直線經理確認可能與團隊成(cheng)員的工(gong)作(zuo)或個人承(cheng)諾發生沖突的領(ling)域或時間。

4、建立團隊代碼

在第一次項(xiang)目團隊(dui)會議(yi)上，利用小(xiao)組成(cheng)員(yuan)來(lai)確定將有助于項(xiang)目團隊(dui)的行為(wei)。這可(ke)以簡(jian)單地通過在活動掛圖中捕捉(zhuo)“項(xiang)目負責人的期望(wang)”和(he)“每個團隊(dui)成(cheng)員(yuan)的期望(wang)”來(lai)實現。這些文件可(ke)以打印出(chu)來(lai)，分發給團隊(dui)，并在每次會議(yi)開(kai)始(shi)時作為(wei)提(ti)醒。

這些(xie)行(xing)(xing)為的變化都(dou)可(ke)以通過引用團隊代碼來進行(xing)(xing)建設(she)性的挑戰。

5、認識團隊發展的階段

研究表明，所有團(tuan)隊都(dou)(dou)要經歷不(bu)同(tong)(tong)的發展階段(duan)才能達(da)到最佳績效，無論每個(ge)團(tuan)隊成(cheng)員的技能和(he)經驗如何，每個(ge)新團(tuan)隊的團(tuan)隊動(dong)態都(dou)(dou)會有所不(bu)同(tong)(tong)。

你(ni)需(xu)要調整(zheng)你(ni)的(de)領導作風(feng)（從(cong)指(zhi)示式方法(fa)到咨詢式方法(fa)），以適應每(mei)個(ge)階(jie)段，確保你(ni)的(de)團隊(dui)快速有效(xiao)地通(tong)過前三(san)個(ge)階(jie)段（形成、行動和規范），確保他們(men)在盡可能快的(de)時間內達到最佳績效(xiao)。

6、在關鍵會議中利用促進者

在關鍵階段（如想法產生(sheng)或(huo)決(jue)策制定），中立的(de)促進者幫助項目團(tuan)隊開始或(huo)取得(de)進展，這對項目團(tuan)隊有(you)極大(da)的(de)幫助。

或者，發展你在促進團隊方(fang)面的(de)技能，以確保從項目(mu)團隊中獲得最(zui)好的(de)結果。

7、使用所有內部和外部網絡

與項(xiang)(xiang)目團隊一起，在項(xiang)(xiang)目早期就確(que)定誰可以幫(bang)你(ni)實(shi)現項(xiang)(xiang)目目標，例如進行研(yan)究(jiu)、查看最佳實(shi)踐(jian)、尋求意見和從過去的經驗中學習。

在放眼外部(bu)之前(qian)，先放眼整個組織，因為(wei)可能(neng)會有其他(ta)人面臨類似的(de)問題(ti)，或者想(xiang)要聯(lian)合起來，因為(wei)他(ta)們想(xiang)要解決項目(mu)目(mu)標。突然間，你的(de)資(zi)源(yuan)可能(neng)增加了。

8、與主要干系人溝通

在你(ni)(ni)確定誰(shui)可以幫助你(ni)(ni)的同時，考慮誰(shui)是這個(ge)項目(mu)(mu)的主要影響者(zhe)，如項目(mu)(mu)發起人、項目(mu)(mu)所(suo)有(you)人、關鍵干系人，并規(gui)劃你(ni)(ni)的溝通(tong)策略，確保你(ni)(ni)在整個(ge)項目(mu)(mu)中得到他們的全力承諾和支持。