一、辦公自動化是什么意思

辦(ban)公自動(dong)化(hua)（office Automation，OA）是在(zai)設(she)備、通信(xin)(xin)逐步實現(xian)自動(dong)化(hua)的(de)基(ji)礎上(shang)，通過管理(li)(li)信(xin)(xin)息系(xi)統（Management Information System，MIS）的(de)發展而興起的(de)一(yi)門綜合(he)性(xing)技(ji)術(shu)。它(ta)(ta)是將計算機網絡與現(xian)代化(hua)辦(ban)公相結合(he)的(de)一(yi)種新型辦(ban)公方式，它(ta)(ta)不(bu)僅可以實現(xian)辦(ban)公事(shi)務的(de)自動(dong)化(hua)處理(li)(li)，而且(qie)可以極(ji)大(da)地提高個人或者群體辦(ban)公事(shi)務的(de)工作(zuo)效率，為(wei)企(qi)業或部門機關的(de)管理(li)(li)與決策提供(gong)科學的(de)依據(ju)。

在辦(ban)(ban)(ban)公自動(dong)(dong)(dong)化(hua)管理(li)(li)(li)領域(yu)，如(ru)(ru)果說(shuo)硬件(jian)技(ji)術是(shi)其環境(jing)保(bao)障，則軟件(jian)技(ji)術就是(shi)辦(ban)(ban)(ban)公自動(dong)(dong)(dong)化(hua)各項功能得以(yi)順利實現(xian)的(de)靈魂所在。自20世紀(ji)70年(nian)代，從單機(ji)處(chu)理(li)(li)(li)開始，例如(ru)(ru)，采用微(wei)型機(ji)處(chu)理(li)(li)(li)文字，進而完成(cheng)文件(jian)歸檔、記錄(lu)指示、電(dian)話自動(dong)(dong)(dong)記錄(lu)等(deng)任(ren)務。20世紀(ji)80年(nian)代后進入辦(ban)(ban)(ban)公自動(dong)(dong)(dong)化(hua)的(de)快速(su)發展期(qi)，在辦(ban)(ban)(ban)公室中普遍采用計(ji)算(suan)(suan)機(ji)作(zuo)為高一(yi)級的(de)管理(li)(li)(li)工具，如(ru)(ru)信(xin)息(xi)檢索、輔助決策(ce)等(deng)，出(chu)現(xian)辦(ban)(ban)(ban)公設(she)備和計(ji)算(suan)(suan)機(ji)、通(tong)信(xin)等(deng)互連構成(cheng)的(de)計(ji)算(suan)(suan)機(ji)網絡系統，利用網絡集成(cheng)技(ji)術，人對(dui)辦(ban)(ban)(ban)公信(xin)息(xi)的(de)處(chu)理(li)(li)(li)能力(li)出(chu)現(xian)質的(de)飛躍，辦(ban)(ban)(ban)公自動(dong)(dong)(dong)化(hua)成(cheng)為智能建(jian)筑的(de)一(yi)個主要(yao)標志。

目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系統(tong)科學和(he)行為科學被(bei)視(shi)為辦公自(zi)動化(hua)(hua)的四項支(zhi)撐(cheng)，工作(zuo)站( Work Station)和(he)局域網絡(Local Area Network)成了辦公自(zi)動化(hua)(hua)的兩大支(zhi)柱(zhu)。

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二、辦公自動化的特點

1、處理各項事務自動化

在企業及(ji)單位的辦(ban)(ban)公(gong)管理中，都會涉(she)及(ji)到秘書與行(xing)(xing)政(zheng)要務，辦(ban)(ban)公(gong)自動化的應用，能夠及(ji)時的了解行(xing)(xing)政(zheng)事(shi)務與人事(shi)關系(xi)，確保事(shi)務處理更加(jia)準確。

2、處理文件自動化

在(zai)傳(chuan)統的(de)(de)(de)(de)(de)(de)辦公管理(li)中，每一份(fen)文(wen)件(jian)都必須要進(jin)行嚴密(mi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)分析、解(jie)讀，以紙質的(de)(de)(de)(de)(de)(de)形式(shi)不(bu)斷的(de)(de)(de)(de)(de)(de)進(jin)行著修改(gai)，這(zhe)樣不(bu)僅降低了工作效率，也使(shi)員工的(de)(de)(de)(de)(de)(de)工作量(liang)增多，同(tong)時也很容易(yi)出(chu)現修改(gai)失(shi)誤或文(wen)件(jian)信息丟失(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)問題，致(zhi)使(shi)文(wen)件(jian)中的(de)(de)(de)(de)(de)(de)信息存(cun)在(zai)漏洞。而辦公自(zi)動化系(xi)統，能夠實現自(zi)動化的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管理(li)各類文(wen)件(jian)。利用(yong)計算機網絡技術對(dui)文(wen)件(jian)進(jin)行分類和統一的(de)(de)(de)(de)(de)(de)傳(chuan)輸，在(zai)保留好原(yuan)文(wen)件(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)前(qian)提下，提出(chu)一些可行性的(de)(de)(de)(de)(de)(de)建議。同(tong)時企(qi)業(ye)必須要對(dui)辦公自(zi)動化系(xi)統進(jin)行嚴格的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管理(li)，并(bing)(bing)要求工作者(zhe)通過身份(fen)驗證(zheng)才能夠登(deng)錄(lu)系(xi)統，并(bing)(bing)查看所需要的(de)(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)件(jian)資料，有效的(de)(de)(de)(de)(de)(de)保證(zheng)了企(qi)業(ye)內部(bu)文(wen)件(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)嚴密(mi)性。

3、實現自動化決策

在(zai)企(qi)業管理(li)中，是否正確的(de)(de)(de)決策(ce)是確保辦公管理(li)的(de)(de)(de)基礎，使(shi)用辦公自動化(hua)系統能(neng)夠自動對文(wen)件進行核對，如人事(shi)關(guan)系、財務賬目等。而辦公自動化(hua)可以(yi)對涉及到決策(ce)的(de)(de)(de)相關(guan)資料進行科(ke)學的(de)(de)(de)分析，這樣能(neng)夠有效(xiao)的(de)(de)(de)提(ti)高決策(ce)的(de)(de)(de)科(ke)學性與數據(ju)的(de)(de)(de)精準度(du)。