一、辦公自動化的發展歷程

1、國外

早在20世紀90年代，國(guo)外就開(kai)始了對(dui)辦公(gong)自動(dong)化(hua)(hua)設計的探(tan)索(suo)(suo)。并且設計了一個(ge)簡單的自動(dong)化(hua)(hua)體系，雖然當(dang)時該體系十分簡單但是卻直接掀起了人(ren)們對(dui)自動(dong)化(hua)(hua)辦公(gong)的探(tan)索(suo)(suo)之路。

辦(ban)(ban)公(gong)自動化(hua)理(li)(li)論與技(ji)術的(de)研究(jiu)興(xing)起于20世(shi)紀(ji)70年(nian)代末期(qi)的(de)美、英(ying)、日等(deng)(deng)經濟發達、科技(ji)領先的(de)國(guo)家，其(qi)中(zhong)，美國(guo)是(shi)推(tui)行辦(ban)(ban)公(gong)自動化(hua)最早(zao)的(de)國(guo)家之一，其(qi)辦(ban)(ban)公(gong)自動化(hua)發展歷程可分為(wei)(wei)(wei)四(si)個階(jie)段(duan)：一是(shi)1975年(nian)前的(de)單(dan)(dan)機(ji)設(she)備(bei)(bei)階(jie)段(duan)，以采(cai)用(yong)單(dan)(dan)機(ji)設(she)備(bei)(bei)、完(wan)成單(dan)(dan)項(xiang)工作為(wei)(wei)(wei)目標(biao)，這(zhe)一階(jie)段(duan)的(de)辦(ban)(ban)公(gong)自動化(hua)技(ji)術又(you)被稱為(wei)(wei)(wei)“秘書級(ji)別(bie)”；二是(shi)1975年(nian)-1982年(nian)的(de)局域(yu)網(wang)階(jie)段(duan)，通過采(cai)用(yong)專(zhuan)用(yong)交換(huan)機(ji)、局域(yu)網(wang)等(deng)(deng)部分綜合(he)設(she)備(bei)(bei)，將很多(duo)單(dan)(dan)機(ji)設(she)備(bei)(bei)融入到局域(yu)網(wang)絡中(zhong)，進而實(shi)(shi)現數據(ju)和設(she)備(bei)(bei)的(de)共享(xiang)，這(zhe)一階(jie)段(duan)的(de)辦(ban)(ban)公(gong)自動化(hua)技(ji)術又(you)被稱為(wei)(wei)(wei)“主任級(ji)別(bie)”；三是(shi)1983年(nian)-1990年(nian)的(de)一體化(hua)階(jie)段(duan)，采(cai)用(yong)數據(ju)、文(wen)字(zi)、聲音(yin)、圖像等(deng)(deng)多(duo)媒體信(xin)息，通過廣域(yu)網(wang)作為(wei)(wei)(wei)傳輸、處理(li)(li)、存(cun)儲手段(duan)，這(zhe)一階(jie)段(duan)的(de)辦(ban)(ban)公(gong)自動化(hua)技(ji)術又(you)被稱為(wei)(wei)(wei)“決策級(ji)別(bie)”；四(si)是(shi)1990年(nian)以后(hou)的(de)多(duo)媒體信(xin)息傳輸階(jie)段(duan)，將語音(yin)、圖像、音(yin)視頻(pin)等(deng)(deng)技(ji)術更好地運(yun)用(yong)到辦(ban)(ban)公(gong)自動化(hua)系統中(zhong)，實(shi)(shi)現更加先進的(de)辦(ban)(ban)公(gong)自動化(hua)。

2、國內

目前國內的(de)辦(ban)公自動化(hua)(hua)系統(tong)也(ye)得(de)到了快(kuai)速發(fa)展，越(yue)來越(yue)多的(de)企業開始(shi)注重對自動化(hua)(hua)系統(tong)的(de)使用(yong)。我國辦(ban)公自動化(hua)(hua)技術的(de)發(fa)展可分為四個階段：

第一階段：1980-1999年，文件型辦公自動化。最早的(de)(de)辦公(gong)(gong)自動化(hua)從Lotus12-3、WPS、MSOffice等(deng)單機版的(de)(de)辦公(gong)(gong)應用軟件開始，實(shi)現了(le)由手(shou)工辦公(gong)(gong)到電腦(nao)辦公(gong)(gong)的(de)(de)轉(zhuan)變，在當時被稱作“無紙化(hua)辦公(gong)(gong)”。一方(fang)面實(shi)現了(le)企業的(de)(de)信息交流和共享，另一方(fang)面建立(li)了(le)企業審(shen)批及流程雛形(xing)，從而形(xing)成了(le)OA的(de)(de)概念。

第二階段：2000-2005年，協同型辦公自動化。這(zhe)一階(jie)段主(zhu)要以(yi)工作流(liu)(liu)為中心，在文件型OA的(de)(de)(de)(de)基(ji)礎(chu)上增加(jia)了公(gong)(gong)文流(liu)(liu)轉、流(liu)(liu)程審批、文檔管理(li)、會議管理(li)、資(zi)產(chan)管理(li)等實(shi)用(yong)功能。在實(shi)現(xian)個人辦公(gong)(gong)自(zi)動化(hua)的(de)(de)(de)(de)基(ji)礎(chu)上，該(gai)階(jie)段的(de)(de)(de)(de)辦公(gong)(gong)自(zi)動化(hua)系統(tong)完(wan)善了各個職能部門之間的(de)(de)(de)(de)溝通和信息共(gong)享機制，建立了企(qi)業內部的(de)(de)(de)(de)協同工作環境，將辦公(gong)(gong)自(zi)動化(hua)拓展到企(qi)業的(de)(de)(de)(de)全部辦公(gong)(gong)機構，確保所有員(yuan)工均可實(shi)現(xian)辦公(gong)(gong)自(zi)動化(hua)，并能夠根據(ju)各自(zi)的(de)(de)(de)(de)授權了解(jie)需要的(de)(de)(de)(de)信息，完(wan)成(cheng)自(zi)己的(de)(de)(de)(de)工作任務。

第三階段：2006-2010年，知識型辦公自動化。隨著OA系(xi)統(tong)應用(yong)的逐(zhu)步深入，企業(ye)和用(yong)戶的要(yao)求(qiu)也(ye)不斷提高，辦公(gong)自(zi)動化系(xi)統(tong)的發(fa)展也(ye)隨之派(pai)生出全新氣象，形成了以“知識(shi)(shi)管理”為主要(yao)思想、以“協(xie)同”為工(gong)作方式、以“門戶”為技術(shu)手(shou)段(duan)、整(zheng)合了企業(ye)內信(xin)息(xi)資源(yuan)的“知識(shi)(shi)型(xing)辦公(gong)自(zi)動化系(xi)統(tong)”。從這個(ge)(ge)意義上說，辦公(gong)實(shi)際(ji)上是一個(ge)(ge)管理過(guo)程，電(dian)子商務(wu)時代(dai)帶(dai)來的企業(ye)事務(wu)處理對(dui)象瞬(shun)息(xi)萬變(bian)，這就要(yao)求(qiu)作為企業(ye)的辦公(gong)自(zi)動化系(xi)統(tong)能夠提供足夠的靈活應變(bian)和開放(fang)交互能力。

第四階段：2011年后，智能型辦公自動化。隨著企(qi)業(ye)組織流(liu)程的(de)(de)不斷(duan)固化和(he)改進、知識的(de)(de)積(ji)累和(he)應用(yong)以及(ji)技術(shu)的(de)(de)創新和(he)提升(sheng)，最(zui)終的(de)(de)辦公自動化系統將會全面脫胎換骨(gu)，全新的(de)(de)“智(zhi)能(neng)型辦公自動化系統”將成為未來的(de)(de)發(fa)展方向，智(zhi)能(neng)型OA能(neng)夠提供決(jue)策支持、知識挖(wa)掘(jue)、商務(wu)(wu)智(zhi)能(neng)等服務(wu)(wu)，并(bing)且更關注企(qi)業(ye)的(de)(de)決(jue)策效率。

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二、辦公自動化的發展趨勢及策略

隨著(zhu)各(ge)種(zhong)技(ji)術的不斷進步，辦公(gong)自動化的未(wei)來(lai)發展趨勢將體現以下幾個特點。

1、辦公信息數字化、多媒體化

在辦公活(huo)動中，人們主要采(cai)用計(ji)算(suan)機(ji)對信(xin)息(xi)(xi)進行處(chu)理，計(ji)算(suan)機(ji)所處(chu)理的信(xin)息(xi)(xi)都(dou)是(shi)數字信(xin)息(xi)(xi)，很多的信(xin)息(xi)(xi)都(dou)被(bei)處(chu)理成數字方式，這(zhe)樣存(cun)儲處(chu)理就(jiu)更方便。

同(tong)時，隨著多媒體技術、虛擬現實技術的應用(yong)，使人們處(chu)理信息(xi)的手(shou)段和內(nei)容(rong)更加(jia)豐富，使數據、文字、圖形(xing)圖像、音頻及(ji)視頻等(deng)各種(zhong)信息(xi)形(xing)式(shi)(shi)(shi)都能使用(yong)計算機處(chu)理，它更加(jia)適應并(bing)有力支(zhi)持(chi)人們以視覺(jue)(jue)、聽覺(jue)(jue)、觸(chu)覺(jue)(jue)、味覺(jue)(jue)、嗅(xiu)覺(jue)(jue)等(deng)多種(zhong)方式(shi)(shi)(shi)獲取及(ji)處(chu)理信息(xi)的方式(shi)(shi)(shi)。

2、辦公環境網絡化、國際化

在人們(men)的(de)日常生活(huo)中(zhong)，網(wang)(wang)絡的(de)應用已(yi)改變了(le)人們(men)的(de)生活(huo)方式，也改變了(le)人們(men)的(de)工作方式，完備的(de)辦(ban)公(gong)(gong)白動化系統能把多種辦(ban)公(gong)(gong)設備連(lian)成(cheng)辦(ban)公(gong)(gong)局域網(wang)(wang)，進而(er)通(tong)過(guo)公(gong)(gong)共通(tong)信(xin)網(wang)(wang)或專用網(wang)(wang)連(lian)成(cheng)廣(guang)域辦(ban)公(gong)(gong)網(wang)(wang)，特別(bie)是Internet網(wang)(wang)絡的(de)發展與普及，通(tong)過(guo)Internet網(wang)(wang)絡可連(lian)接到地球上任(ren)何角落，從而(er)實(shi)現信(xin)息的(de)高速傳播(bo)。它(ta)可以跨越時(shi)間與空間，特別(bie)是在與國外(wai)的(de)辦(ban)公(gong)(gong)聯系中(zhong)，更(geng)是應用十分方便與廣(guang)泛(fan)。

3、辦公操作無紙化、無人化、簡單化

由(you)于(yu)計算(suan)機要求處理的(de)(de)信(xin)息數(shu)字化(hua)，同時辦(ban)(ban)公(gong)環境(jing)的(de)(de)網絡化(hua)使得跨部門的(de)(de)連(lian)續作業免去了(le)以紙介(jie)質為(wei)載體(ti)的(de)(de)傳統傳遞方式。采用(yong)“無(wu)紙化(hua)辦(ban)(ban)公(gong)”，一方面(mian)可以節(jie)省紙張；另(ling)一方面(mian)是速度(du)快、準確度(du)高，便于(yu)文檔的(de)(de)編輯和(he)復用(yong)，它非常適合電子(zi)商務和(he)電子(zi)政務的(de)(de)辦(ban)(ban)公(gong)需(xu)要。

對于一些要(yao)求24小時辦公(gong)、辦公(gong)流程及作(zuo)(zuo)業內容相對穩(wen)定(ding)、工作(zuo)(zuo)比(bi)較枯燥、易疲勞、易錯、勞動量(liang)較重的(de)一些工作(zuo)(zuo)場合，可以采用無人(ren)值(zhi)守辦公(gong)。如自(zi)動存(cun)取款機的(de)銀行業務、夜(ye)間傳真(zhen)及電子(zi)郵件自(zi)動收發等。

由于計算機系(xi)統的(de)高(gao)速發(fa)展，相(xiang)關辦公軟件已(yi)十(shi)分成熟(shu)，操作界面更為直觀，使得人們在辦公活動中操作使用、維(wei)護與維(wei)修等更加(jia)簡單。

4、辦公業務集成化

在早期的辦(ban)(ban)公活動中，計算機系統大多是(shi)單(dan)機運(yun)行，或(huo)是(shi)各(ge)個(ge)部(bu)門(men)分別開發(fa)自己的應用(yong)系統。在這(zhe)種(zhong)情(qing)況下，由于所(suo)采用(yong)的軟(ruan)件、硬件可(ke)能出自多家(jia)廠商，軟(ruan)件功能、數(shu)(shu)據(ju)結構(gou)、界面等也會因此不同(tong)。隨著(zhu)業(ye)務的發(fa)展、信息的交流，人們對辦(ban)(ban)公業(ye)務集(ji)(ji)成(cheng)(cheng)性的要求將會越來越高。辦(ban)(ban)公業(ye)務集(ji)(ji)成(cheng)(cheng)包括(kuo)：一(yi)是(shi)設備的集(ji)(ji)成(cheng)(cheng)，即(ji)實現(xian)(xian)(xian)異構(gou)系統下的數(shu)(shu)據(ju)傳輸(shu)與(yu)處理(li)，這(zhe)是(shi)辦(ban)(ban)公系統集(ji)(ji)成(cheng)(cheng)的基礎；二是(shi)應用(yong)程序的集(ji)(ji)成(cheng)(cheng)，即(ji)實現(xian)(xian)(xian)各(ge)種(zhong)應用(yong)程序在同(tong)一(yi)環境下運(yun)行；三是(shi)數(shu)(shu)據(ju)的集(ji)(ji)成(cheng)(cheng)，不僅包括(kuo)相互交換數(shu)(shu)據(ju)，而且要實現(xian)(xian)(xian)數(shu)(shu)據(ju)的互操作和解決數(shu)(shu)據(ju)語義的異構(gou)問題，以真正(zheng)實現(xian)(xian)(xian)數(shu)(shu)據(ju)共享。