一、辦公用品采購如何做好管理

辦公用品采購在企業管理中占據非常重要的地位，良好的采購管理不僅可以提高辦公效率，還能有效控制成本，做好辦公用品采購的(de)管理工作主(zhu)要注意以(yi)下幾點：

1、確定采購需求

在進行辦公用(yong)(yong)品采購之前，首先(xian)要明確(que)公司的實(shi)際(ji)需求(qiu)，考慮到員(yuan)工數量、辦公用(yong)(yong)品種類、品質等因素，有(you)針對性地(di)確(que)定辦公用(yong)(yong)品采購清單。這樣可以避免采購冗余物品，也能滿足員(yuan)工的實(shi)際(ji)需求(qiu)，提高(gao)采購效率。

2、尋找信譽良好的供應商

選擇供應商(shang)(shang)是辦公(gong)用(yong)品采(cai)(cai)購管理中(zhong)至關重要的(de)一環(huan)，應該選擇信譽良好(hao)、產(chan)品質量(liang)有保證的(de)供應商(shang)(shang)，可以減少采(cai)(cai)購環(huan)節中(zhong)的(de)風(feng)險。此外(wai)，與供應商(shang)(shang)建立長(chang)期穩定的(de)合(he)作關系(xi)也(ye)有利于后續的(de)采(cai)(cai)購談判和合(he)作。

3、采購流程規范化

一套規范化的采(cai)購(gou)流程(cheng)可以避免因為繁瑣的流程(cheng)而導致采(cai)購(gou)周期過長等問(wen)題。建(jian)立起規范的采(cai)購(gou)流程(cheng)能(neng)夠幫助(zhu)企業更快地完成采(cai)購(gou)事務，提高工作效(xiao)率。

4、精細管理采購成本

在進行辦公用品采(cai)購(gou)管理(li)時，應當(dang)嚴格控(kong)制采(cai)購(gou)成本，盡可能(neng)降低采(cai)購(gou)的實際(ji)支出，可以通過與供應商多(duo)方協商、批(pi)量采(cai)購(gou)等方式降低采(cai)購(gou)成本，為企業節省一定的資金。

5、引入專業的采購管理軟件

企業(ye)可以引入專業(ye)的采購管理(li)(li)軟件，如暢捷通軟件，來幫助管理(li)(li)者更好地(di)實現辦(ban)公(gong)用品采購的信息化管理(li)(li)，這(zhe)樣不僅能夠(gou)提高采購效率(lv)，還能夠(gou)實時了(le)解采購情況，做出更加明智的決策。

6、建立完善的采購檔案

建立并定期更(geng)新辦公用品(pin)采(cai)購檔案，可(ke)以幫助企業(ye)隨時查閱(yue)采(cai)購記(ji)錄，對采(cai)購情況有個清(qing)晰的(de)了解(jie)。同時也有利于企業(ye)的(de)管理者根(gen)據數據進行合理分析(xi)，制(zhi)定更(geng)加合理的(de)采(cai)購計劃。

二、辦公用品采購管理制度

第一章 總則

第一條 為加強公(gong)司辦公(gong)用(yong)品管(guan)理，控制(zhi)費用(yong)開支，規范(fan)辦公(gong)用(yong)品的采購與(yu)使用(yong)，特制(zhi)定本制(zhi)度(du)。

第二條 本制(zhi)度適用于(yu)對辦公日常消耗(hao)品、宣傳品、設備耗(hao)材(cai)等的管理(li)。

第二章 辦公用品采購

第三條 辦公用品采購采用集中采購(gou)、定量(liang)供應(ying)的(de)辦法。

1、集中(zhong)采購由行政(zheng)管(guan)理部負責并管(guan)理。

2、集中采購的(de)辦公用品包括(kuo)復印紙、傳真(zhen)紙等紙張；計算(suan)機(ji)消(xiao)耗的(de)磁盤；打(da)印機(ji)消(xiao)耗的(de)色帶、硒鼓、墨(mo)盒；日(ri)記本(ben)、各類筆墨(mo)等。

3、實行(xing)定(ding)期計(ji)劃批(pi)量采(cai)購(gou)供(gong)應。即：每月(yue)15日(ri)前各(ge)部(bu)(bu)室(shi)向(xiang)行(xing)政管(guan)理部(bu)(bu)提(ti)報當月(yue)所(suo)需用(yong)品計(ji)劃，由行(xing)政管(guan)理部(bu)(bu)統一(yi)采(cai)購(gou)。

4、特殊辦公用品可(ke)以(yi)經行政管理部(bu)門同意授權(quan)各部(bu)門自行采購(gou)。

5、各(ge)部門(men)或班組若(ruo)臨(lin)時急需(xu)采(cai)購辦(ban)公用(yong)品(pin)，由部門(men)或班組專(zhuan)人填寫(xie)《辦(ban)公用(yong)品(pin)請購單(dan)》，并在備注欄內注明急需(xu)采(cai)購的原因(yin)，經班組負責人審定同意(yi)后(hou)，交行政管理部批準同意(yi)后(hou)，實(shi)施采(cai)購任務。

6、必需品、采購不(bu)易(yi)或(huo)耗用量大者(zhe)應約量庫存(cun)。

7、結算(suan)辦法。公(gong)司辦公(gong)室根據各單位(wei)辦公(gong)用品領用數(shu)量及單價，編制(zhi)明細表經確認后報財務劃轉。

第三章 辦公用品的分發領用

第四條 各部門領用(yong)辦(ban)公(gong)用(yong)品須填寫《辦(ban)公(gong)用(yong)品領用(yong)單》，一(yi)式(shi)兩份(fen)，一(yi)份(fen)用(yong)于(yu)分(fen)發(fa)辦(ban)公(gong)用(yong)品，另一(yi)份(fen)用(yong)于(yu)分(fen)發(fa)辦(ban)公(gong)用(yong)品的(de)臺賬登記(ji)。

第五條(tiao) 接(jie)到各部門的《辦公用品領用單》（兩份(fen)）之后，有關人員要進行核(he)對，并做好登記。然(ran)后再填(tian)寫一份(fen)《辦公用品分發通(tong)知書》交發送室。

第六(liu)條(tiao) 發送(song)室進行核(he)對后(hou)，把申請所(suo)要全部用(yong)品備齊，分發給各部門。

第七條 用(yong)(yong)品分(fen)發(fa)后應(ying)做(zuo)好(hao)登(deng)記，寫明分(fen)發(fa)日(ri)期、品名(ming)與數量等。一(yi)份申請書連同(tong)《辦公(gong)用(yong)(yong)品分(fen)發(fa)通知(zhi)書》轉(zhuan)交(jiao)辦公(gong)用(yong)(yong)品管(guan)理(li)室記賬存檔(dang)；另一(yi)份《辦公(gong)用(yong)(yong)品分(fen)發(fa)通知(zhi)書》連同(tong)分(fen)發(fa)物(wu)品一(yi)起返回各部門。

第四章 辦公用品管理

第八條 新進人(ren)員(yuan)到職時由各部門提出辦公(gong)用品(pin)(pin)申請，向(xiang)行政管理部請領(ling)(ling)辦公(gong)用品(pin)(pin)并列(lie)入領(ling)(ling)用卡，人(ren)員(yuan)離職時，應將剩(sheng)余辦公(gong)用品(pin)(pin)一并繳(jiao)交辦公(gong)室。

第九條 印(yin)刷品（如信(xin)紙、信(xin)封(feng)、表(biao)格等）除(chu)各(ge)部(bu)門特(te)殊表(biao)單外，其印(yin)刷、保(bao)(bao)管均由辦公室統(tong)一(yi)印(yin)刷、保(bao)(bao)管。

第十條 部門使用的辦公用品(pin)由部門指定專人(ren)保管(guan)維護。

第(di)十一條 對決定報(bao)廢(fei)的辦公用(yong)品，要(yao)做(zuo)好(hao)登記，在《報(bao)廢(fei)處理(li)冊(ce)》上填寫用(yong)品名稱、價格(ge)、數(shu)量及報(bao)廢(fei)處理(li)的其他(ta)有(you)關(guan)事項，并報(bao)相關(guan)領(ling)導同意后，到相關(guan)人員處理(li)報(bao)廢(fei)注銷(xiao)手續。

第十二(er)條 辦(ban)公(gong)用(yong)品（價(jia)格在1000元以上的(de)）正常(chang)使(shi)用(yong)發生的(de)損壞時，要(yao)及時向(xiang)行(xing)政(zheng)管(guan)理(li)(li)部報告，由行(xing)政(zheng)管(guan)理(li)(li)部安排修理(li)(li)，如不報告或擅自將損壞的(de)辦(ban)公(gong)用(yong)品丟棄，使(shi)用(yong)者個人按非正常(chang)使(shi)用(yong)損壞照(zhao)價(jia)賠償。

第十三條 公司對辦公用(yong)品的使用(yong)情況，實行(xing)年內(nei)不(bu)定期(qi)檢查(cha)、年末普查(cha)的檢查(cha)制度，檢查(cha)工作(zuo)由(you)行(xing)政管理部負(fu)責。

第五章 附則

第十四條(tiao) 本制(zhi)(zhi)度由行(xing)政管理(li)部制(zhi)(zhi)定、解釋，報總經理(li)批(pi)準后執行(xing)，修改時(shi)亦同。