一、檔案管理系統操作流程是什么

檔案管理系統在檔案管理流程方(fang)面可以概(gai)括(kuo)為以下(xia)四步：

1、檔案的收集

檔(dang)(dang)案管理系統支(zhi)持多種采(cai)集(ji)(ji)渠(qu)道與采(cai)集(ji)(ji)方法，可通過新建(jian)、掃(sao)描、上傳、導入等多種方式，對電子文檔(dang)(dang)及(ji)實體文檔(dang)(dang)進行創建(jian)與采(cai)集(ji)(ji)。

2、檔案的整理

（1）歸檔(dang)(dang)(dang)鑒定(ding)：預歸檔(dang)(dang)(dang)文(wen)件庫中(zhong)的文(wen)件由檔(dang)(dang)(dang)案管理(li)人員通過“自動歸檔(dang)(dang)(dang)”或“歸檔(dang)(dang)(dang)編輯”功能進行(xing)檔(dang)(dang)(dang)案歸檔(dang)(dang)(dang)。

（2）自動歸(gui)(gui)(gui)檔：可將預歸(gui)(gui)(gui)檔文件庫(ku)中的(de)文件按照歸(gui)(gui)(gui)檔年(nian)度保管(guan)期限(xian)、類(lei)型組(zu)合的(de)歸(gui)(gui)(gui)檔分類(lei)規(gui)則，批量轉移(yi)到(dao)設定的(de)檔案庫(ku)下。

（3）歸檔(dang)編輯：歸檔(dang)編輯功能提(ti)供方便(bian)的歸檔(dang)操(cao)作界面，可方便(bian)地(di)將待(dai)歸檔(dang)文件歸入相應的案卷中，并提(ti)供著錄項(xiang)目(mu)的修改、卷內文件的排序(xu)等功能。

有的檔案管理系統還(huan)具備自定義功能，用戶可(ke)以根(gen)據自己需求(qiu)，對各層(ceng)(ceng)級文檔的分類架構、目錄(lu)、屬(shu)性等進行自定義預設。文件需按什么(me)分類歸(gui)檔、各層(ceng)(ceng)級有什么(me)目錄(lu)、需錄(lu)入哪些信(xin)息等，完全可(ke)根(gen)據自己需求(qiu)而定。

3、檔案的存儲

（1）檔(dang)(dang)(dang)案庫：通過歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)編輯與自動歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)均可將(jiang)檔(dang)(dang)(dang)案放入(ru)檔(dang)(dang)(dang)案庫中。

（2）資料(liao)庫(ku)：管(guan)理員檔案鑒定(ding)后不需要歸檔的(de)文件即(ji)可轉移到資料(liao)庫(ku)中管(guan)理。

4、檔案的利用

在(zai)一定權(quan)限內，員(yuan)工可(ke)(ke)以(yi)申請借閱(yue)，并且管理員(yuan)可(ke)(ke)以(yi)查看到系(xi)統的(de)借閱(yue)列表，可(ke)(ke)進行在(zai)線的(de)歸還(huan)、領用(yong)、催(cui)還(huan)、收回等(deng)操作(zuo)。員(yuan)工借閱(yue)電子檔案可(ke)(ke)按批準(zhun)的(de)時效在(zai)線查閱(yue)；借閱(yue)實體檔案可(ke)(ke)以(yi)線上申請，線下取用(yong)；借閱(yue)打印(yin)復印(yin)件(jian)可(ke)(ke)由檔案管理員(yuan)設置閱(yue)讀與打印(yin)水(shui)印(yin)，限定文件(jian)使用(yong)用(yong)途(tu)。

二、檔案管理系統如何導入數據

前(qian)文(wen)已經簡單(dan)了解(jie)到可(ke)通過新建(jian)、掃描(miao)、上(shang)傳、導入等多(duo)種方式，對(dui)電(dian)子文(wen)檔及實(shi)體文(wen)檔進行創建(jian)與采集，那(nei)么具體的檔案管理系統如何導入數據呢？

檔(dang)案(an)(an)導(dao)(dao)入(ru)，對于紙質檔(dang)案(an)(an)而言，是指檔(dang)案(an)(an)卷(juan)宗(zong)信息(xi)的(de)(de)導(dao)(dao)入(ru)，通過檔(dang)案(an)(an)收(shou)集模塊的(de)(de)檔(dang)案(an)(an)導(dao)(dao)入(ru)即可實(shi)現(xian)。如果紙質檔(dang)案(an)(an)經過數字(zi)化，有(you)具體的(de)(de)檔(dang)案(an)(an)內容文件，則同電子(zi)檔(dang)案(an)(an)的(de)(de)導(dao)(dao)入(ru)工作相(xiang)同。

電子(zi)檔(dang)(dang)案(an)的(de)導(dao)(dao)(dao)(dao)入(ru)，首(shou)先仍然是檔(dang)(dang)案(an)卷宗信息(xi)的(de)導(dao)(dao)(dao)(dao)入(ru)。通過檔(dang)(dang)案(an)收集(ji)模(mo)(mo)(mo)塊的(de)檔(dang)(dang)案(an)導(dao)(dao)(dao)(dao)入(ru)界(jie)面(mian)下載模(mo)(mo)(mo)板，根據模(mo)(mo)(mo)板錄入(ru)檔(dang)(dang)案(an)的(de)卷宗信息(xi)（包括卷內(nei)目錄），然后導(dao)(dao)(dao)(dao)入(ru)系統中(zhong)，形成相應的(de)檔(dang)(dang)案(an)信息(xi)。其次是檔(dang)(dang)案(an)全(quan)(quan)文的(de)導(dao)(dao)(dao)(dao)入(ru)。通過檔(dang)(dang)案(an)收集(ji)中(zhong)的(de)文件導(dao)(dao)(dao)(dao)入(ru)，將檔(dang)(dang)案(an)的(de)全(quan)(quan)文文件導(dao)(dao)(dao)(dao)入(ru)系統，并與相應的(de)檔(dang)(dang)案(an)卷宗對應。

在檔(dang)(dang)案(an)導(dao)(dao)入和(he)文件導(dao)(dao)入后(hou)，如果發現有漏(lou)上(shang)傳文件的或者缺失(shi)信(xin)息(xi)的檔(dang)(dang)案(an)，可(ke)通過“檔(dang)(dang)案(an)收集模塊”中的檔(dang)(dang)案(an)新增和(he)檔(dang)(dang)案(an)編輯進行補充處理。