如何管控出差預算

（一）做好差旅計劃統籌安排，提前預定機票及酒店獲得價格優惠。

要控制差旅費的總額。企業首先要能夠做好差旅費的計劃。減少差旅費活動的隨意性。這樣才能夠為差旅活動的預算和剛性等提供基礎，并能夠做好相關的訂票等。企業如果可以做好差旅計劃，這樣就可以實現差旅費用支出的提前安排。企業應該將外地出差的審批權集中起來，每個部門設計外地出差、參加外地會議、參加外地學習和考察等都應該報請分管領導同意，未經領導同意不能擅自出差并給予報銷。同時。企業還需要設立相應的等級備查制度，外地出差需要詳細列出出差事由、出差人員、時(shi)間和地點、往返路線(xian)(xian)和領(ling)導(dao)審(shen)批等(deng)內容。在分管(guan)領(ling)導(dao)及時(shi)審(shen)批后及時(shi)上報給(gei)行政職能部(bu)門(men)。對于擅自更(geng)改路線(xian)(xian)等(deng)行為需經過分管(guan)領(ling)導(dao)審(shen)批，否(fou)則不予以報銷。

（二）實行住宿酒店集采或外包，獲得集團采購或者專業服務的優勢。

日(ri)前，很多跨國公司(si)(si)(si)都會(hui)將差(cha)(cha)旅管理(li)(li)業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)外包出(chu)去，美(mei)國有非常多的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅服(fu)務(wu)(wu)(wu)商，如美(mei)國運通(tong)、羅(luo)森波(bo)斯公司(si)(si)(si)等。這些(xie)(xie)服(fu)務(wu)(wu)(wu)商在整合資源后提出(chu)一些(xie)(xie)適合公司(si)(si)(si)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)方案，同(tong)(tong)時(shi)公司(si)(si)(si)差(cha)(cha)旅活(huo)(huo)動中(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)組織、策(ce)劃、接待(dai)等均(jun)是這些(xie)(xie)服(fu)務(wu)(wu)(wu)商進(jin)行(xing)打理(li)(li)，這樣可(ke)以(yi)規范(fan)企業(ye)(ye)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅行(xing)為，同(tong)(tong)時(shi)降(jiang)低(di)企業(ye)(ye)內部的(de)(de)(de)(de)(de)(de)貪(tan)污、返點等不良行(xing)為。另外這樣的(de)(de)(de)(de)(de)(de)行(xing)為也可(ke)以(yi)降(jiang)低(di)企業(ye)(ye)行(xing)政系統的(de)(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作負擔。根據美(mei)國的(de)(de)(de)(de)(de)(de)研究(jiu)，企業(ye)(ye)將自身的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅活(huo)(huo)動外包可(ke)以(yi)為企業(ye)(ye)節省10%以(yi)上的(de)(de)(de)(de)(de)(de)開支，企業(ye)(ye)可(ke)以(yi)借(jie)鑒(jian)國外的(de)(de)(de)(de)(de)(de)企業(ye)(ye)行(xing)為改進(jin)自己(ji)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管理(li)(li)，通(tong)過招標(biao)選(xuan)擇高質量(liang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅服(fu)務(wu)(wu)(wu)商。根據差(cha)(cha)旅服(fu)務(wu)(wu)(wu)商的(de)(de)(de)(de)(de)(de)建議優化(hua)企業(ye)(ye)內部的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管理(li)(li)流程，同(tong)(tong)時(shi)在日(ri)常生活(huo)(huo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅活(huo)(huo)動中(zhong)評估差(cha)(cha)旅服(fu)務(wu)(wu)(wu)商的(de)(de)(de)(de)(de)(de)專業(ye)(ye)性和滿意度，另外在進(jin)行(xing)該業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)時(shi)候需要差(cha)(cha)旅服(fu)務(wu)(wu)(wu)商先(xian)對員工(gong)(gong)進(jin)行(xing)培訓，讓員工(gong)(gong)熟(shu)悉相關的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅信息和產品信息，利用(yong)網絡工(gong)(gong)具(ju)讓預(yu)定更加標(biao)準化(hua)。對于一些(xie)(xie)日(ri)前還(huan)無法實(shi)現外包的(de)(de)(de)(de)(de)(de)公司(si)(si)(si)可(ke)以(yi)先(xian)逐步實(shi)行(xing)酒店集(ji)采等，獲取集(ji)采的(de)(de)(de)(de)(de)(de)優勢(shi)。

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（三）在制度上引導員工選擇合適的交通工具出行，明確各級人員住宿要求。

要(yao)(yao)(yao)做好(hao)企業的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)管理(li)(li)需(xu)要(yao)(yao)(yao)制(zhi)(zhi)定出臺相(xiang)關的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)公司(si)政(zheng)策和制(zhi)(zhi)度(du)(du)，并(bing)要(yao)(yao)(yao)求(qiu)各(ge)級人(ren)員(yuan)嚴格遵照相(xiang)應(ying)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)制(zhi)(zhi)度(du)(du)進行(xing)執行(xing)，差旅(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)管理(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)目標不(bu)僅僅是降低費(fei)(fei)(fei)用(yong)，還需(xu)要(yao)(yao)(yao)增加(jia)差旅(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)透明度(du)(du)和合規(gui)(gui)性(xing)。企業要(yao)(yao)(yao)制(zhi)(zhi)定清晰明了的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)管理(li)(li)制(zhi)(zhi)度(du)(du)，引導員(yuan)工(gong)選(xuan)擇(ze)合適的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)交(jiao)(jiao)通工(gong)具(ju)外出，明確各(ge)級人(ren)員(yuan)住(zhu)宿的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)要(yao)(yao)(yao)求(qiu)，當然這種制(zhi)(zhi)度(du)(du)還需(xu)要(yao)(yao)(yao)根(gen)據環境的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)化等及時更新，如航空(kong)公司(si)、住(zhu)宿服務、物(wu)價變(bian)動和餐飲(yin)業政(zheng)策的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)動。企業要(yao)(yao)(yao)能都優化差旅(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)管理(li)(li)流(liu)程。讓員(yuan)工(gong)清除的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)了解公司(si)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)制(zhi)(zhi)度(du)(du)，避免員(yuan)工(gong)在未授權的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)范圍內(nei)進行(xing)支出。一般而(er)言。差旅(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)政(zheng)策應(ying)該包括員(yuan)工(gong)出差的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)審批、交(jiao)(jiao)通工(gong)具(ju)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)選(xuan)擇(ze)、酒店預訂系(xi)統的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)選(xuan)擇(ze)、機票預定的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)規(gui)(gui)定、住(zhu)宿標準、信用(yong)卡和現金的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)使用(yong)條款、出租車(che)費(fei)(fei)(fei)用(yong)、報銷(xiao)程序、餐飲(yin)標準等。對于違(wei)反以上條款的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)行(xing)為公司(si)不(bu)予報銷(xiao)并(bing)給予相(xiang)印(yin)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)懲(cheng)戒。

（四）加強預算執行的剛性，與員工、部門績效掛鉤。

公(gong)(gong)(gong)司要加強(qiang)預(yu)算(suan)執(zhi)行的(de)(de)剛性，這(zhe)樣(yang)才能夠嚴(yan)格控制(zhi)差(cha)旅(lv)費(fei)的(de)(de)開支(zhi)。企業要達到預(yu)算(suan)執(zhi)行的(de)(de)剛性就需(xu)要加強(qiang)差(cha)旅(lv)費(fei)控制(zhi)和績效(xiao)(xiao)的(de)(de)掛鉤。而有效(xiao)(xiao)的(de)(de)信息(xi)搜集和審批程序是(shi)執(zhi)行預(yu)算(suan)的(de)(de)有效(xiao)(xiao)措施，公(gong)(gong)(gong)司要推行公(gong)(gong)(gong)司卡(ka)、信用卡(ka)等(deng)在(zai)差(cha)旅(lv)活動中的(de)(de)支(zhi)出，這(zhe)樣(yang)一方(fang)面可以將差(cha)旅(lv)活動信息(xi)整理成電子信息(xi)，加強(qiang)對信息(xi)的(de)(de)搜集，另一方(fang)面也是(shi)減少(shao)現金使(shi)用、提升資(zi)金使(shi)用效(xiao)(xiao)率的(de)(de)辦法。

（五）運用現代技術，如視頻會議等，采取有效手段，減少不必要的差旅支出。

不(bu)少公(gong)司(si)已經開(kai)始(shi)(shi)嘗試新的(de)(de)(de)溝通(tong)方式，很多的(de)(de)(de)高科技公(gong)司(si)也開(kai)始(shi)(shi)通(tong)過(guo)開(kai)發有效的(de)(de)(de)軟件減(jian)少差(cha)旅(lv)次(ci)數，如視頻會議系統等(deng)，這(zhe)些都是可以用于(yu)公(gong)司(si)跨區域的(de)(de)(de)會議，外地學習等(deng)。這(zhe)樣減(jian)少了公(gong)司(si)的(de)(de)(de)差(cha)旅(lv)行為，節省(sheng)了巨額的(de)(de)(de)開(kai)支。

差旅費用報(bao)銷管控方法

通過減少審批提高效率

多數企業(ye)常(chang)會碰到員(yuan)(yuan)工(gong)出(chu)差發(fa)生(sheng)預算(suan)超(chao)(chao)(chao)標(biao)的(de)(de)情(qing)況(kuang)，但(dan)隨(sui)之而(er)來(lai)的(de)(de)又(you)常(chang)是一些(xie)貌似合理的(de)(de)原(yuan)因。例如(ru)，銷(xiao)(xiao)售(shou)(shou)(shou)部員(yuan)(yuan)工(gong)和(he)公司(si)高(gao)層(ceng)領導一同(tong)拜訪客戶(hu)，住宿(su)標(biao)準(zhun)肯定(ding)是“就高(gao)不就低”，那(nei)對(dui)于(yu)基(ji)層(ceng)銷(xiao)(xiao)售(shou)(shou)(shou)部員(yuan)(yuan)工(gong)則會超(chao)(chao)(chao)出(chu)預算(suan)。又(you)如(ru)銷(xiao)(xiao)售(shou)(shou)(shou)部同(tong)事常(chang)常(chang)為了盡快拿下客戶(hu)訂(ding)單(dan)(dan)而(er)發(fa)生(sheng)業(ye)務招待費超(chao)(chao)(chao)標(biao)的(de)(de)情(qing)況(kuang)。對(dui)于(yu)此類情(qing)況(kuang)，財(cai)務部可(ke)以建立一張白名單(dan)(dan)或黑名單(dan)(dan)列表。如(ru)果(guo)發(fa)生(sheng)銷(xiao)(xiao)售(shou)(shou)(shou)員(yuan)(yuan)工(gong)和(he)上級領導出(chu)差而(er)提(ti)高(gao)住宿(su)標(biao)準(zhun)的(de)(de)情(qing)況(kuang)，則自動(dong)歸為白名單(dan)(dan)，不需(xu)審批則可(ke)批準(zhun)。反之，如(ru)果(guo)銷(xiao)(xiao)售(shou)(shou)(shou)的(de)(de)業(ye)務招待費超(chao)(chao)(chao)標(biao)，那(nei)么可(ke)以設為黑名單(dan)(dan)。通(tong)過對(dui)白名單(dan)(dan)和(he)黑名單(dan)(dan)的(de)(de)定(ding)期調整，可(ke)以減(jian)少例外審批的(de)(de)數量。

通過大數據管理來降低支出

提(ti)前預(yu)定機(ji)票(piao)通常可(ke)(ke)獲(huo)得較優(you)惠折扣(kou)是(shi)眾人皆知的(de)常識，但(dan)企業(ye)因(yin)差旅單據數量過(guo)(guo)大而(er)(er)(er)(er)往往不(bu)了解(jie)最終拿(na)到折扣(kou)在(zai)(zai)市場(chang)中(zhong)所處水(shui)平(ping)。而(er)(er)(er)(er)通過(guo)(guo)在(zai)(zai)線差旅預(yu)定平(ping)臺則可(ke)(ke)分(fen)析(xi)出(chu)某條航(hang)線一段時間(jian)(jian)的(de)平(ping)均(jun)折扣(kou)率和中(zhong)位票(piao)價并基于(yu)此(ci)來(lai)審核員工所預(yu)定機(ji)票(piao)的(de)價格水(shui)平(ping)。同時，企業(ye)也可(ke)(ke)通過(guo)(guo)該方(fang)法對公(gong)司內部(bu)部(bu)門(men)之間(jian)(jian)進(jin)(jin)行橫向比較。例(li)如(ru)維修部(bu)門(men)機(ji)票(piao)價格可(ke)(ke)能較高，這通常緣于(yu)一旦客戶提(ti)出(chu)要求則馬上動(dong)身到客戶公(gong)司搶修，不(bu)能做到及(ji)早預(yu)定。但(dan)是(shi)市場(chang)部(bu)和銷售部(bu)的(de)工作職責(ze)可(ke)(ke)能相(xiang)近，如(ru)果發生市場(chang)部(bu)的(de)平(ping)均(jun)折扣(kou)率是(shi)九折而(er)(er)(er)(er)銷售部(bu)是(shi)七(qi)折，那么(me)就可(ke)(ke)以詢(xun)問對應部(bu)門(men)為何存(cun)在(zai)(zai)如(ru)此(ci)差異，進(jin)(jin)而(er)(er)(er)(er)找出(chu)原因(yin)。通過(guo)(guo)不(bu)斷(duan)調研(yan)和分(fen)析(xi)，就可(ke)(ke)對優(you)秀做法進(jin)(jin)行推廣，對不(bu)足地方(fang)加以改(gai)進(jin)(jin)，持(chi)續改(gai)進(jin)(jin)公(gong)司內部(bu)差旅政策。

利用合理性審查降低費用

正如本文開(kai)場所談，控制差旅費用支(zhi)出一(yi)(yi)般不(bu)通過降(jiang)低公司預定(ding)賓館和機票差旅標準來實(shi)現(xian)，因(yin)為這樣的(de)(de)(de)方式容易引起(qi)員工抱怨反而(er)(er)得不(bu)償失(shi)。而(er)(er)換種做法，通過對差旅的(de)(de)(de)合(he)(he)理(li)性(xing)進行(xing)(xing)事(shi)先規(gui)劃(hua)(hua)則可事(shi)半功倍(bei)。例如，財務部(bu)(bu)通過調(diao)研(yan)發現(xian)銷售部(bu)(bu)同(tong)事(shi)經常從上(shang)海(hai)出差到(dao)南京(jing)拜(bai)訪(fang)客戶(hu)。在沒有提(ti)前規(gui)劃(hua)(hua)的(de)(de)(de)情況(kuang)下(xia)可能(neng)是(shi)*9天下(xia)午出發，當晚(wan)發生住宿一(yi)(yi)晚(wan)，第二(er)天白天客戶(hu)處拜(bai)訪(fang)，第三天早間趕回上(shang)海(hai)。但如果(guo)提(ti)前對拜(bai)訪(fang)安排進行(xing)(xing)了(le)(le)解，并合(he)(he)理(li)規(gui)劃(hua)(hua)做到(dao)當天往返(fan)那(nei)么公司就(jiu)可節省(sheng)(sheng)近(jin)兩天的(de)(de)(de)房租(zu)。公司甚至(zhi)可以對進行(xing)(xing)合(he)(he)理(li)規(gui)劃(hua)(hua)而(er)(er)減少(shao)的(de)(de)(de)對應(ying)住宿支(zhi)出部(bu)(bu)分進行(xing)(xing)獎勵，例如規(gui)定(ding)在南京(jing)拜(bai)訪(fang)客戶(hu)如果(guo)當天往返(fan)有額外津(jin)貼，津(jin)貼的(de)(de)(de)金額可以小于對應(ying)的(de)(de)(de)住宿費用，這樣不(bu)僅節省(sheng)(sheng)了(le)(le)住宿支(zhi)出、提(ti)高了(le)(le)員工積極性(xing)同(tong)時(shi)也額外增(zeng)加了(le)(le)一(yi)(yi)個工作日的(de)(de)(de)上(shang)班時(shi)間。

利用金融服務降低資金成本

用(yong)商(shang)務卡的(de)(de)(de)(de)(de)(de)模式取代(dai)備用(yong)金(jin)(jin)可減少對公司的(de)(de)(de)(de)(de)(de)資金(jin)(jin)占用(yong)，緩解對資金(jin)(jin)流的(de)(de)(de)(de)(de)(de)壓力。特(te)別是(shi)企業雇(gu)傭非本地員(yuan)工(gong)(gong)(gong)時，該類員(yuan)工(gong)(gong)(gong)通常無法辦理較(jiao)高額度(du)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)信用(yong)卡，而相應(ying)(ying)員(yuan)工(gong)(gong)(gong)又可能出現長時間出差而大幅墊付(fu)差旅(lv)款(kuan)項(xiang)影響該員(yuan)工(gong)(gong)(gong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)正常生(sheng)活(huo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)實際問題，這(zhe)時通過公司統(tong)一辦理商(shang)務卡則可獲(huo)得較(jiao)高授信額度(du)繼而解決上述問題。但商(shang)務卡所不(bu)可忽略的(de)(de)(de)(de)(de)(de)隱患是(shi)如發生(sheng)員(yuan)工(gong)(gong)(gong)惡(e)意透支消費的(de)(de)(de)(de)(de)(de)情況(kuang)時，公司需承(cheng)擔相應(ying)(ying)還(huan)款(kuan)責任。據(ju)某機構財務培訓了解，企業可與(yu)銀行(xing)(xing)談(tan)判免除還(huan)款(kuan)責任，一般的(de)(de)(de)(de)(de)(de)操作程序(xu)為(wei)，應(ying)(ying)盡量(liang)提(ti)前(qian)(qian)一個月(yue)通知銀行(xing)(xing)公司員(yuan)工(gong)(gong)(gong)離職(zhi)(zhi)動向，實際離職(zhi)(zhi)時應(ying)(ying)書面通知銀行(xing)(xing)，同時在員(yuan)工(gong)(gong)(gong)離職(zhi)(zhi)之前(qian)(qian)公司也應(ying)(ying)摸清欠款(kuan)情況(kuang)并督促員(yuan)工(gong)(gong)(gong)盡快還(huan)清欠款(kuan)。

通過透明差旅費政策來管控

一(yi)些公司(si)行(xing)政(zheng)(zheng)(zheng)層級(ji)較為復雜(za)，甚至有多達十余個(ge)層級(ji)。為了滿足各個(ge)行(xing)政(zheng)(zheng)(zheng)層級(ji)的(de)(de)(de)需(xu)要，就需(xu)對(dui)每個(ge)行(xing)政(zheng)(zheng)(zheng)層級(ji)制(zhi)(zhi)定單獨的(de)(de)(de)差(cha)旅標(biao)準(zhun)。而(er)全國各個(ge)地區的(de)(de)(de)經(jing)濟發展水(shui)平不(bu)一(yi)，對(dui)每個(ge)地區制(zhi)(zhi)定標(biao)準(zhun)本身已經(jing)較為繁瑣，大量(liang)的(de)(de)(de)標(biao)準(zhun)制(zhi)(zhi)定工作將(jiang)使得財務部不(bu)堪重負，而(er)政(zheng)(zheng)(zheng)策更新緩慢又可能導致(zhi)不(bu)符合(he)實際經(jing)濟和(he)物價(jia)發展情況造成員工抱怨較大。某(mou)機構建議行(xing)政(zheng)(zheng)(zheng)層級(ji)較多的(de)(de)(de)企業盡(jin)量(liang)簡化差(cha)旅標(biao)準(zhun)，將(jiang)數個(ge)相近的(de)(de)(de)行(xing)政(zheng)(zheng)(zheng)層級(ji)歸(gui)為同類標(biao)準(zhun)、盡(jin)可能簡化流程。

通過減少人工審核來提高效率

公司可通過引(yin)入訂制化的(de)差(cha)旅(lv)費(fei)用(yong)管(guan)控軟件來(lai)大幅(fu)提升工作效率。通常一個典型的(de)差(cha)旅(lv)電(dian)子報銷(xiao)系統將涵(han)蓋下述五(wu)種功能：

1.在線申請功能，包(bao)括出差申請和差旅申請。

2.在線(xian)審批功能(neng).

3.差旅供應商集中管理功能，包括所有采購名單內的機票、酒店等供應商。

4.費用控制功能，將報銷費用的(de)標(biao)準(zhun)(zhun)寫入系統(tong)，例(li)如到(dao)不同(tong)城市或者(zhe)不同(tong)的(de)國家(jia)住宿標(biao)準(zhun)(zhun)及(ji)到(dao)相應地區(qu)的(de)津貼(tie)補貼(tie)標(biao)準(zhun)(zhun)錄(lu)入，同(tong)時對不同(tong)差旅距離(li)所(suo)對應交(jiao)通工具的(de)選擇和審批均可由(you)系統(tong)進行統(tong)一管控。

5.預(yu)(yu)算(suan)控制，管理人員在審(shen)批時(shi)(shi)可(ke)看到對應部(bu)門當月整體的差旅預(yu)(yu)算(suan)，花銷和結余情況。從(cong)而做到每次審(shen)批時(shi)(shi)有據(ju)可(ke)查。發生超標(biao)情況時(shi)(shi)必須找(zhao)財務部(bu)進行(xing)單獨審(shen)批，增加預(yu)(yu)算(suan)。否則費用(yong)審(shen)批將會被(bei)凍結。通(tong)過電子報銷系(xi)統，財務審(shen)核要點可(ke)從(cong)近10個降低為3個。

在實(shi)施電子報銷前財務需要審核

①審(shen)(shen)批(pi)權限是(shi)否符合規定②審(shen)(shen)批(pi)是(shi)否完整③審(shen)(shen)核人簽字是(shi)否真實(shi)④成本中心是(shi)否填錯⑤是(shi)否及時(shi)報銷⑥總金額是(shi)否正確(que)⑦費(fei)用是(shi)否超標等10個(ge)要點。

而(er)在使(shi)用電(dian)子報銷后，財(cai)務僅需審核特殊事(shi)項(xiang)合理性，發票真實(shi)情況，發票金額(e)與報銷金額(e)是否一致等內容即可。通(tong)過(guo)差(cha)旅電(dian)子系(xi)統的應用可使(shi)財(cai)務部(bu)大幅(fu)提高工作效率(lv)，加速報銷進度進而(er)提高員工滿意(yi)度。