一、什么是采購管理系統

在當今的(de)(de)商業(ye)(ye)環(huan)境中，采(cai)購作為企業(ye)(ye)運(yun)營的(de)(de)重要環(huan)節，不僅涉及到(dao)(dao)成本控制，還直接關系到(dao)(dao)企業(ye)(ye)的(de)(de)供應鏈穩定性和(he)市場競爭力，為了優化采(cai)購流(liu)程，提(ti)高采(cai)購效率，越來越多的(de)(de)企業(ye)(ye)開始引入采(cai)購管理系統。

采購(gou)(gou)管(guan)理(li)系統是一(yi)種基于信(xin)息(xi)技術的(de)(de)企業資源規劃系統，旨在實現采購(gou)(gou)流程(cheng)的(de)(de)自動(dong)化、規范化和透明化，該系統通過(guo)集成供應商管(guan)理(li)、需(xu)求(qiu)計劃、訂(ding)單(dan)管(guan)理(li)、合同管(guan)理(li)、庫存管(guan)理(li)等多個功能模塊，幫助企業實現采購(gou)(gou)活動(dong)的(de)(de)全(quan)面監控和管(guan)理(li)。

二、采購管理系統的功能有哪些

采購管理(li)系統能夠保證計(ji)劃的準(zhun)確性(xing)和(he)采購的合理(li)性(xing)，提升企業的競(jing)爭力(li)，其(qi)功能眾多，主要有：

1、訂單管理功能

采購(gou)(gou)訂(ding)(ding)(ding)單(dan)是物資在采購(gou)(gou)業(ye)務中流動(dong)的(de)(de)起(qi)(qi)點，它(ta)通過采購(gou)(gou)申請(qing)獲取(qu)來(lai)自(zi)生產(chan)和銷(xiao)售等系統的(de)(de)信息，將供應鏈(lian)整(zheng)體(ti)的(de)(de)信息有(you)機地聯系起(qi)(qi)來(lai)。訂(ding)(ding)(ding)單(dan)管(guan)理主要記錄、跟(gen)(gen)蹤和控制訂(ding)(ding)(ding)單(dan)執(zhi)行(xing)(xing)(xing)的(de)(de)情(qing)況(kuang)(kuang)，包括(kuo)針對(dui)采購(gou)(gou)合同(tong)的(de)(de)執(zhi)行(xing)(xing)(xing)，控制購(gou)(gou)貨(huo)價(jia)格、折(zhe)扣及數量。隨(sui)時跟(gen)(gen)蹤訂(ding)(ding)(ding)單(dan)完成情(qing)況(kuang)(kuang)，控制訂(ding)(ding)(ding)單(dan)的(de)(de)執(zhi)行(xing)(xing)(xing)；根據實際補(bu)貨(huo)情(qing)況(kuang)(kuang)追加執(zhi)行(xing)(xing)(xing)訂(ding)(ding)(ding)單(dan)，通過比較訂(ding)(ding)(ding)單(dan)執(zhi)行(xing)(xing)(xing)差異，以及通過業(ye)務和分析報表反映訂(ding)(ding)(ding)單(dan)執(zhi)行(xing)(xing)(xing)情(qing)況(kuang)(kuang)等。如果企業(ye)有(you)集團內(nei)(nei)部(bu)的(de)(de)購(gou)(gou)銷(xiao)業(ye)務，還要包括(kuo)集團內(nei)(nei)部(bu)購(gou)(gou)貨(huo)或調撥訂(ding)(ding)(ding)單(dan)的(de)(de)執(zhi)行(xing)(xing)(xing)情(qing)況(kuang)(kuang)。

2、發票管理功能

采(cai)(cai)購發(fa)票具有(you)業(ye)務(wu)和財(cai)務(wu)雙重(zhong)性(xing)質，發(fa)票的(de)業(ye)務(wu)處理和控制是企(qi)業(ye)采(cai)(cai)購業(ye)務(wu)中的(de)一個重(zhong)要環(huan)節。采(cai)(cai)購發(fa)票與(yu)全部業(ye)務(wu)單(dan)據都有(you)聯系(xi)，與(yu)其與(yu)采(cai)(cai)購合同、付款單(dan)及預付單(dan)據聯系(xi)緊密。采(cai)(cai)購管理系(xi)統提(ti)供增值稅專用發(fa)票和普通(tong)發(fa)票管理，并與(yu)應(ying)付款系(xi)統實現發(fa)票共享。

3、購貨質檢管理功能

工業系統(tong)提供比較全(quan)面的質量(liang)檢(jian)驗(yan)管(guan)理，包括購(gou)貨(huo)檢(jian)驗(yan)、完工檢(jian)驗(yan)和庫存抽檢(jian)3種質量(liang)檢(jian)驗(yan)業務。在采購(gou)管(guan)理系統(tong)中，為非免(mian)檢(jian)貨(huo)物提供檢(jian)倉和送(song)貨(huo)流程，并(bing)根據(ju)檢(jian)驗(yan)結果確認入(ru)庫貨(huo)物，同時提供相關的業務查詢報表。

4、供應商供貨管理功能

供(gong)(gong)應(ying)商(shang)供(gong)(gong)貨(huo)信息管理以購(gou)貨(huo)價格(ge)(ge)為中(zhong)(zhong)心，完善地記(ji)錄、控(kong)(kong)制并管理供(gong)(gong)應(ying)商(shang)的(de)供(gong)(gong)貨(huo)業(ye)務資料，包括對不同(tong)供(gong)(gong)應(ying)商(shang)、不同(tong)物料、不同(tong)數(shu)量段、不同(tong)幣別的(de)價格(ge)(ge)和折扣信息的(de)詳細記(ji)錄，以及業(ye)務傳遞、自動更(geng)新及數(shu)據分析，同(tong)時進行采(cai)(cai)購(gou)最高限價的(de)控(kong)(kong)制和預警管理，是采(cai)(cai)購(gou)管理系統(tong)，乃至(zhi)整個供(gong)(gong)應(ying)鏈體(ti)系中(zhong)(zhong)重(zhong)要的(de)綜(zong)合數(shu)據處理中(zhong)(zhong)心之(zhi)一。

5、業務流程設計功能

業(ye)務(wu)流(liu)程(cheng)設(she)(she)計(ji)是按企業(ye)業(ye)務(wu)規范設(she)(she)計(ji)業(ye)務(wu)流(liu)程(cheng)工具，是實(shi)現(xian)用(yong)戶(hu)業(ye)務(wu)處理自(zi)定義的必要(yao)基礎之一(yi)。在工業(ye)系(xi)統(tong)中實(shi)現(xian)系(xi)統(tong)自(zi)定義，即在系(xi)統(tong)設(she)(she)置(zhi)的所有業(ye)務(wu)單據(ju)(ju)關聯(lian)的路徑中，用(yong)戶(hu)可選擇一(yi)條、多條或全部。系(xi)統(tong)將(jiang)根據(ju)(ju)用(yong)戶(hu)的設(she)(she)置(zhi)進行相關控(kong)制，保證企業(ye)獨特業(ye)務(wu)流(liu)程(cheng)的需要(yao)。

6、業務資料聯查功能

單據(ju)(ju)關(guan)聯(lian)（包括上拉(la)式和(he)下推式關(guan)聯(lian)）是工(gong)業(ye)(ye)供(gong)應(ying)鏈(lian)業(ye)(ye)務流程的基礎，而單據(ju)(ju)聯(lian)查(cha)即查(cha)看業(ye)(ye)務流程中的單據(ju)(ju)關(guan)系(xi)。采購管理系(xi)統(tong)中提供(gong)了單據(ju)(ju)、憑證、賬薄(bo)和(he)報表(biao)的全面關(guan)聯(lian)及(ji)動態連續查(cha)詢(xun)功能。

7、多級審核管理功能

多級審(shen)核(he)管(guan)理是對多級審(shen)核(he)、審(shen)核(he)人、審(shen)核(he)權限和(he)(he)審(shen)核(he)效果等授權的工作(zuo)平臺(tai)，是處理業務單據時采(cai)用多角(jiao)度、多級別和(he)(he)順(shun)序(xu)審(shen)核(he)管(guan)理方法。它體(ti)現了(le)工作(zuo)流管(guan)理的思(si)路，屬于采(cai)購管(guan)理系統用戶權限性(xing)質(zhi)的基本管(guan)理。

8、代管業務管理功能

代管(guan)(guan)(guan)和(he)(he)發(fa)運(yun)業務管(guan)(guan)(guan)理為代管(guan)(guan)(guan)物料專(zhuan)(zhuan)門(men)代管(guan)(guan)(guan)倉，提供(gong)代管(guan)(guan)(guan)物料收、發(fa)和(he)(he)存的業務處理，并提供(gong)相關報(bao)表供(gong)用(yong)戶查詢(xun)和(he)(he)監控。此(ci)外，采購管(guan)(guan)(guan)理系統還專(zhuan)(zhuan)門(men)管(guan)(guan)(guan)理貨物發(fa)運(yun)業務。

9、物料對應管理功能

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中，分(fen)別提供(gong)供(gong)應商和客戶對(dui)應物料(liao)的代碼、名稱表。在(zai)單(dan)據和報表中，直接(jie)調用(yong)相應代碼、名稱，可供(gong)查詢和顯示，滿足(zu)用(yong)戶的對(dui)應業務(wu)需求。

10、報表查詢功能

該(gai)功能(neng)(neng)包括(kuo)查(cha)詢并(bing)使用采(cai)(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)(wu)報(bao)(bao)表(biao)(biao)、采(cai)(cai)購(gou)分(fen)(fen)析(xi)(xi)報(bao)(bao)表(biao)(biao)、萬能(neng)(neng)報(bao)(bao)表(biao)(biao)和查(cha)詢分(fen)(fen)析(xi)(xi)工具。采(cai)(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)(wu)報(bao)(bao)表(biao)(biao)是(shi)針對用戶已經實現(xian)的(de)業(ye)(ye)務(wu)(wu)處理(li)，將所(suo)取得(de)得(de)業(ye)(ye)務(wu)(wu)成果進(jin)行篩選和分(fen)(fen)析(xi)(xi)，以綜合反(fan)映企業(ye)(ye)采(cai)(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)(wu)的(de)信息(xi)；采(cai)(cai)購(gou)分(fen)(fen)析(xi)(xi)報(bao)(bao)表(biao)(biao)分(fen)(fen)析(xi)(xi)采(cai)(cai)購(gou)流程(cheng)中各(ge)項主要業(ye)(ye)務(wu)(wu)的(de)處理(li)結果和運作情況；萬能(neng)(neng)報(bao)(bao)表(biao)(biao)和查(cha)詢分(fen)(fen)析(xi)(xi)工具是(shi)一種(zhong)自(zi)定(ding)義形式(shi)的(de)報(bao)(bao)表(biao)(biao)，是(shi)方便(bian)用戶根據自(zi)身查(cha)詢分(fen)(fen)析(xi)(xi)需要制作自(zi)定(ding)義業(ye)(ye)務(wu)(wu)和分(fen)(fen)析(xi)(xi)報(bao)(bao)表(biao)(biao)的(de)工具。