一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統逐漸受(shou)到了企業的青睞，使用無紙(zhi)化(hua)會議(yi)系統不僅綠色環(huan)保，而(er)且(qie)方便安全，那么如何使用無紙(zhi)化(hua)會議(yi)系統呢？

1、準備會議資料

在會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)開始(shi)前，主持人(ren)需要將會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)資料(liao)上傳到會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)服(fu)務(wu)平臺。這些資料(liao)可以包括會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)議(yi)程、會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)背景資料(liao)、報告(gao)文稿、數(shu)據表格等。會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)服(fu)務(wu)平臺會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)自動對資料(liao)進(jin)行歸(gui)類和整理，方便參(can)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)人(ren)員(yuan)查閱。

2、邀請參會人員

主持人可以通過會(hui)(hui)議服務平(ping)臺發送會(hui)(hui)議邀(yao)請，告知參會(hui)(hui)人員會(hui)(hui)議時間、地點和(he)議程等信息。參會(hui)(hui)人員收到邀(yao)請后，可以提前通過無紙化(hua)會(hui)(hui)議終端(duan)查閱(yue)會(hui)(hui)議資料，為會(hui)(hui)議做(zuo)好準備。

3、設備接入

會(hui)議(yi)(yi)開始前，參會(hui)人員需要將無(wu)紙化會(hui)議(yi)(yi)終(zhong)端接入(ru)會(hui)議(yi)(yi)服務平(ping)(ping)臺。這通常(chang)只需要在(zai)終(zhong)端設備(bei)上(shang)輸入(ru)會(hui)議(yi)(yi)服務平(ping)(ping)臺的(de)地址(zhi)和賬戶信(xin)息(xi)即可。接入(ru)成功后，參會(hui)人員可以實時查看(kan)會(hui)議(yi)(yi)資料、發言和提問。

4、展示會議資料

會(hui)議進行中(zhong)(zhong)，主持(chi)人(ren)可以通過投影設備展(zhan)示(shi)會(hui)議資料，讓(rang)參會(hui)人(ren)員更直觀地(di)了解會(hui)議內容(rong)。在無紙(zhi)化會(hui)議系(xi)統中(zhong)(zhong)，主持(chi)人(ren)可以實時控制(zhi)投影設備的內容(rong)和順序，以便根據會(hui)議進程靈活調整(zheng)。

5、互動交流

無紙化(hua)會議系統(tong)提供了豐富的(de)互(hu)動(dong)功能，如實時(shi)聊天、文件共(gong)享(xiang)、屏幕共(gong)享(xiang)等(deng)，方便參會人(ren)員進行溝通和交流。參會人(ren)員可(ke)(ke)以(yi)(yi)在(zai)終(zhong)端設備上向主(zhu)持(chi)人(ren)或其他參會者提問、發表(biao)意(yi)見，主(zhu)持(chi)人(ren)也(ye)可(ke)(ke)以(yi)(yi)實時(shi)回應。

6、記錄會議內容

會(hui)議(yi)(yi)進行(xing)中，參(can)會(hui)人員(yuan)(yuan)可(ke)以在無(wu)紙化會(hui)議(yi)(yi)終(zhong)端上對會(hui)議(yi)(yi)內(nei)容(rong)進行(xing)記(ji)錄。這些記(ji)錄可(ke)以包括文字、圖(tu)片、語音等多(duo)種(zhong)形(xing)式，方便(bian)參(can)會(hui)人員(yuan)(yuan)回(hui)顧和整理。

7、歸檔會議資料

會(hui)議(yi)結束后，主持人需要(yao)在會(hui)議(yi)服(fu)務平臺上對(dui)會(hui)議(yi)資料進(jin)行歸檔(dang)。歸檔(dang)的資料包括會(hui)議(yi)議(yi)程、參會(hui)名單(dan)、會(hui)議(yi)記(ji)錄等，以便(bian)未來查閱和回顧。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨(sui)著節能環(huan)保觀(guan)念的普及(ji)，無(wu)紙(zhi)化會(hui)議(yi)系統(tong)(tong)開始在企業中廣為應用。雖然(ran)節省(sheng)了很(hen)多紙(zhi)張(zhang)，但是無(wu)紙(zhi)化會(hui)議(yi)系統(tong)(tong)的數據安全保密性(xing)一直讓用戶有所(suo)擔心(xin)，那么使用無(wu)紙(zhi)化會(hui)議(yi)系統(tong)(tong)是怎么保障會(hui)議(yi)的安全和(he)保密的呢？

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接的(de)辦法就是將無(wu)紙(zhi)化會(hui)(hui)議(yi)系(xi)統(tong)買斷，將無(wu)紙(zhi)化會(hui)(hui)議(yi)系(xi)統(tong)服務器(qi)部(bu)署到自己內部(bu)網絡中。這樣避免了無(wu)紙(zhi)化會(hui)(hui)議(yi)的(de)數據信息傳(chuan)輸(shu)需要(yao)經過公網遭(zao)竊取的(de)風險。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

（1）無紙化會議系統的載體必須是企業內部提(ti)供的，避(bi)免第三方設(she)備(bei)或者移動設(she)備(bei)接入，導致(zhi)數據(ju)泄密(mi)。

（2）?禁止無(wu)紙(zhi)化會議室中的錄制，截(jie)屏功能，避免會議資料被(bei)拷貝或者(zhe)上傳。

（3）無紙化會(hui)議(yi)系統在純局域網(wang)中使(shi)用的(de)同時，會(hui)議(yi)室也(ye)用的(de)是局域網(wang)，防止(zhi)外網(wang)訪問(wen)，有(you)必要的(de)話可以禁(jin)止(zhi)4G和(he)5G信號。