一、會展策劃有什么作用
成功的(de)會(hui)展活動源于成功的(de)會(hui)展策劃(hua),會(hui)展策劃(hua)作為一個系統工程,主要具(ju)有以下幾個作用:
1、戰略指導作用
策劃(hua)是(shi)一(yi)種理性(xing)思維,以確保(bao)未來即將進行的活動,有條(tiao)不紊地按預(yu)定的目標進行,是(shi)策劃(hua)者(zhe)為(wei)策劃(hua)目標進行決(jue)策謀劃(hua)、探索、設計多種備選(xuan)(xuan)方案(an)的過程。決(jue)策者(zhe)以策劃(hua)方案(an)為(wei)基礎,進行選(xuan)(xuan)擇和決(jue)斷(duan),從而保(bao)證決(jue)策的程序化和科學性(xing)。
戰略指導(dao)作用是指會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)能(neng)為(wei)(wei)會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)活動的(de)執(zhi)行(xing)提供總體的(de)指導(dao)思(si)想(xiang)。以展(zhan)(zhan)覽策(ce)劃(hua)為(wei)(wei)例,如展(zhan)(zhan)覽場地、展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)規模、展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)的(de)主題及時間的(de)安排、展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)品牌(pai)、主要(yao)合作伙伴(行(xing)業)等方(fang)面,在會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)方(fang)案中(zhong)都要(yao)事先提出詳細(xi)的(de)預案。
2、實施規劃作用
實施(shi)(shi)(shi)規劃(hua)作用是(shi)指會(hui)展(zhan)策劃(hua)能為會(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)(dong)(dong)提供具體(ti)(ti)的行(xing)動(dong)(dong)(dong)計(ji)劃(hua)。一般來說,會(hui)展(zhan)策劃(hua)方(fang)案通過之后(hou),在具體(ti)(ti)的實施(shi)(shi)(shi)過程中可以(yi)根(gen)據(ju)情(qing)況作適當調整,但會(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)(dong)(dong)運行(xing)的總(zong)體(ti)(ti)思路與要(yao)求是(shi)不會(hui)改變(bian)的,策劃(hua)方(fang)案是(shi)會(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)(dong)(dong)實施(shi)(shi)(shi)的主要(yao)依據(ju)。
3、進程制約作用
進(jin)程制約作(zuo)(zuo)用是(shi)(shi)指會展策(ce)劃(hua)能安排(pai)并制約會展活(huo)動的進(jin)程。尤其(qi)是(shi)(shi)大型會展活(huo)動,所涉(she)及的工(gong)作(zuo)(zuo)千頭萬緒(xu),在會展活(huo)動執行(xing)的進(jin)程中,必領嚴格(ge)按照策(ce)劃(hua)所提出的方案進(jin)行(xing)工(gong)作(zuo)(zuo),這樣才能確保會展活(huo)動的順利進(jin)行(xing)。
4、效果控制作用
策劃(hua)一般會(hui)對(dui)會(hui)展活(huo)動(dong)(dong)發(fa)(fa)展的(de)(de)長遠問(wen)(wen)題(ti)或本質問(wen)(wen)題(ti),針對(dui)會(hui)展環境的(de)(de)未(wei)來(lai)變(bian)化發(fa)(fa)展,進行(xing)超前(qian)研究(jiu)、預(yu)測發(fa)(fa)展趨勢、思考(kao)未(wei)來(lai)發(fa)(fa)展問(wen)(wen)題(ti),以提高會(hui)展活(huo)動(dong)(dong)策劃(hua)主(zhu)體適應未(wei)來(lai)和創造未(wei)來(lai)的(de)(de)主(zhu)動(dong)(dong)性。
效果控制作用是指會展(zhan)(zhan)策劃能預(yu)(yu)測(ce)、監督(du)會展(zhan)(zhan)項目活動(dong)(dong)的(de)效果。某(mou)一會展(zhan)(zhan)活動(dong)(dong)在執行過(guo)程(cheng)中是否達(da)到(dao)預(yu)(yu)期的(de)效果,,通過(guo)對(dui)照策劃方案(an)的(de)相關要求就(jiu)能夠清晰地看(kan)出(chu)。會展(zhan)(zhan)策劃一方面能對(dui)會展(zhan)(zhan)活動(dong)(dong)的(de)最終完成(cheng)效果進行控制,另一方面也(ye)可以對(dui)策劃方案(an)本身的(de)可行性、合理性進行檢驗。
5、規范運作作用
會展(zhan)策劃(hua)(hua)(hua)者(zhe)在進行(xing)計劃(hua)(hua)(hua)或規劃(hua)(hua)(hua)之(zhi)前,運(yun)用(yong)科學的策劃(hua)(hua)(hua)運(yun)作(zuo)程序對計劃(hua)(hua)(hua)進行(xing)構思和設計,為計劃(hua)(hua)(hua)生成提供(gong)智謀,使(shi)計劃(hua)(hua)(hua)切實(shi)可行(xing),使(shi)預(yu)算投向可靠(kao)。規范運(yun)作(zuo)作(zuo)用(yong)是指(zhi)會展(zhan)策劃(hua)(hua)(hua)能使(shi)會展(zhan)運(yun)作(zuo)趨于科學、合理、規范。
二、會展設計策劃方案基本流程七步走
1、合理分工
策劃主管負責(ze)協調(diao)溝通整個(ge)小組各(ge)(ge)策劃人員的工(gong)作,并全權負責(ze)策劃方案的制定(ding)和修訂;策劃人員負責(ze)編擬會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)項(xiang)目計(ji)(ji)劃;文(wen)案撰寫(xie)人員負責(ze)撰寫(xie)各(ge)(ge)類(lei)會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)文(wen)案,包括會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)常(chang)用(yong)文(wen)書、會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)社交(jiao)文(wen)書、會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)推介文(wen)書、會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)合同等 ;美術設計(ji)(ji)人員負責(ze)各(ge)(ge)類(lei)各(ge)(ge)種類(lei)型視覺形象(xiang)設計(ji)(ji),如廣告設計(ji)(ji)、展(zhan)(zhan)示空(kong)間設計(ji)(ji);市場調(diao)查人員負責(ze)進行市場調(diao)查并編寫(xie)市場調(diao)查報(bao)告;媒(mei)體聯絡(luo)人員進行媒(mei)體宣傳推廣。
2、市場調查與分析
市(shi)場調查與分(fen)析包括產(chan)業環境(jing)、目標市(shi)場、政(zheng)策法規、同(tong)類(lei)會(hui)展、自身(shen)資源(yuan)五個方面內容的調查,得(de)出分(fen)析報告。
3、制定行動方案
(1)制定一個(ge)統籌兼顧的方案是(shi)會(hui)展項目順利(li)開展的重要前提,選(xuan)擇合適的時間,合適的地點,并(bing)做(zuo)到兩者的合理搭配(pei),是(shi)方案必(bi)須注意(yi)的內容。
(2)會(hui)展(zhan)(zhan)策劃方(fang)案具體(ti)化(hua),應形成一個可供操作的具體(ti)措施(shi)。其間得需(xu)明確以下(xia)內容:會(hui)展(zhan)(zhan)項目(mu)的目(mu)標、實(shi)現會(hui)展(zhan)(zhan)項目(mu)目(mu)標的環境、會(hui)展(zhan)(zhan)項目(mu)營銷戰略要(yao)素、會(hui)展(zhan)(zhan)相關活(huo)動的開展(zhan)(zhan)、會(hui)展(zhan)(zhan)策劃方(fang)案的效果(guo)與評估、會(hui)展(zhan)(zhan)策劃方(fang)案實(shi)施(shi)的附加條件。
(3)設(she)計(ji)行動日程表也是必不可缺少的(de)(de)一(yi)環。會展項(xiang)目的(de)(de)行動日程必須精心設(she)計(ji),策劃方案(an)的(de)(de)制作、方案(an)的(de)(de)實施不得(de)延(yan)誤,每個(ge)步(bu)驟(zou)的(de)(de)開始和(he)結(jie)束(shu)都應有時(shi)間的(de)(de)規定和(he)限(xian)制,以保證方案(an)的(de)(de)實施能夠順利進行,否則就會嚴(yan)重影響會展的(de)(de)成功舉辦(ban)。
4、制定預算方案
制(zhi)定(ding)一份(fen)完善的會(hui)展(zhan)項(xiang)目(mu)預(yu)算(suan)方案一般包括場地費(fei)(fei)用(yong)、行政(zheng)管理費(fei)(fei)用(yong)(包括公司行政(zheng)管理人員(yuan)的工資和行政(zheng)辦公費(fei)(fei)用(yong)等)、宣傳推(tui)廣費(fei)(fei)用(yong)、招展(zhan)、招商費(fei)(fei)用(yong)、相(xiang)關活動經費(fei)(fei)和其(qi)他可(ke)能(neng)產生的費(fei)(fei)用(yong)。
5、確定會展項目收入來源
會展收(shou)入來(lai)源(yuan)一般是(shi)會務費或(huo)展位費收(shou)入、門(men)票收(shou)入和企業贊助收(shou)入。
6、撰寫會展策劃方案
將策(ce)劃(hua)(hua)的(de)最終成果整理成書(shu)(shu)面(mian)材料,即策(ce)劃(hua)(hua)書(shu)(shu),也稱企(qi)劃(hua)(hua)案(an),其主體(ti)內容(rong)包括現狀或(huo)背景介紹、分析、目(mu)(mu)標、戰略、戰術(shu)或(huo)行動方案(an)、效益預測、控制(zhi)和(he)應急措(cuo)施,各(ge)部分內容(rong)可因具體(ti)要(yao)求不同而詳細程度不一。可涵蓋內容(rong)如(ru)可行性研究報告(gao)、項目(mu)(mu)意向書(shu)(shu)、項目(mu)(mu)建議書(shu)(shu)以(yi)(yi)及廣告(gao)策(ce)劃(hua)(hua)書(shu)(shu)、宣傳手冊等圍繞(rao)某次(ci)戰前、戰中以(yi)(yi)及展后的(de)所有策(ce)劃(hua)(hua)文案(an)。
7、評估與修正
及時召開總結會(hui),對策(ce)劃書(shu)進行評估修正。同時做(zuo)好(hao)(hao)相關的善后(hou)公關工作,并準備好(hao)(hao)會(hui)展突發事(shi)故的解決備案(an)。