一、協同辦公系統的建立意義是什么

所(suo)謂(wei)的(de)協同辦公系統指(zhi)的(de)是解決企(qi)(qi)業三大孤島問題，即信息孤島、應用孤島和資源(yuan)孤島。協同的(de)體現具(ju)體在于企(qi)(qi)業中(zhong)任(ren)何的(de)一個點(dian)都可以關聯到企(qi)(qi)業其(qi)他的(de)任(ren)何的(de)一個點(dian)（這(zhe)里的(de)點(dian)是一個泛指(zhi)），如果一個辦公系統做不到這(zhe)點(dian)，是不能(neng)稱為協同辦公系統的(de)。

協同辦公系統對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。具體來說，協同辦公系統對于公(gong)司現(xian)階(jie)段(duan)的工作(zuo)具有如下意義：

1、有利于(yu)公司的(de)(de)健(jian)康發(fa)展和整體凝聚力提升，OA協同(tong)辦公系統是集團(tuan)整體使(shi)用的(de)(de)，在(zai)使(shi)用的(de)(de)過(guo)程中能(neng)夠使(shi)各部門真切感(gan)受的(de)(de)一個(ge)集團(tuan)的(de)(de)實實在(zai)在(zai)的(de)(de)存在(zai)，能(neng)夠增(zeng)加(jia)主人翁意識，促進品牌的(de)(de)提升。

2、有利(li)于公(gong)司各(ge)部門轉變管(guan)理觀念和工作模式，提高辦事(shi)效(xiao)率(lv)，克(ke)服(fu)傳(chuan)統管(guan)理模式和辦公(gong)模式帶來(lai)的(de)不良做法，是各(ge)部門權(quan)利(li)與(yu)義務明確(que)，方便(bian)公(gong)司領導監督與(yu)指(zhi)導。

3、有利于節(jie)(jie)約(yue)行(xing)政開支，節(jie)(jie)省(sheng)人力、財力。同時，在全局(ju)內部建立一(yi)個高(gao)效(xiao)的(de)協同管(guan)理工(gong)作平(ping)臺和集(ji)中(zhong)的(de)信(xin)息整(zheng)合(he)呈現(xian)平(ping)臺，形成各(ge)部信(xin)息共享(xiang)、和諧(xie)互助(zhu)的(de)良好氛圍(wei)，建立健全組織文化(hua)，實現(xian)真正的(de)以人為本。

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二、協同辦公系統現狀分析及功能需求

1、現狀分析：

（1）辦公(gong)(gong)(gong)軟件系統(tong)(tong)功(gong)能利(li)用率(lv)低(di)(di)，存在資源浪(lang)費情況縱觀市面OA的(de)(de)使(shi)(shi)用歷程，現(xian)階段使(shi)(shi)用的(de)(de)OA系統(tong)(tong)，依舊是(shi)基于(yu)傳統(tong)(tong)OA系統(tong)(tong)，存在著工(gong)作(zuo)合(he)作(zuo)不(bu)合(he)理(li)性，OA系統(tong)(tong)中有大量的(de)(de)功(gong)能并未使(shi)(shi)用到(dao)，管理(li)流程的(de)(de)混(hun)亂(luan)等都降低(di)(di)了工(gong)作(zuo)效(xiao)(xiao)率(lv)。辦公(gong)(gong)(gong)軟件系統(tong)(tong)給企(qi)業成(cheng)員帶來(lai)的(de)(de)并不(bu)是(shi)享受高(gao)效(xiao)(xiao)、便捷的(de)(de)辦公(gong)(gong)(gong)體(ti)驗，恰恰相反，市面上功(gong)能繁雜、界面不(bu)友(you)好的(de)(de)辦公(gong)(gong)(gong)軟件系統(tong)(tong)讓那些原本(ben)熟悉業務(wu)流程規范的(de)(de)企(qi)業成(cheng)員無法(fa)迅速上手全(quan)新的(de)(de)操作(zuo)方式(shi)(shi)，導致工(gong)作(zuo)的(de)(de)效(xiao)(xiao)率(lv)達(da)不(bu)到(dao)使(shi)(shi)用預(yu)期，優秀的(de)(de)辦公(gong)(gong)(gong)體(ti)驗成(cheng)為空談(tan)。而從團(tuan)隊協調(diao)性，在現(xian)有的(de)(de)OA系統(tong)(tong)中體(ti)現(xian)的(de)(de)又微乎(hu)其(qi)微，無法(fa)用系統(tong)(tong)完(wan)成(cheng)業務(wu)流程，還需要手工(gong)或者其(qi)他形式(shi)(shi)對團(tuan)隊進行(xing)管理(li)，資源的(de)(de)浪(lang)費。

（2）網絡安(an)(an)(an)全性(xing)(xing)問(wen)題基于(yu)網絡辦(ban)公(gong)中，能否(fou)保(bao)證軟(ruan)件系統的(de)安(an)(an)(an)全性(xing)(xing)一(yi)(yi)直是研究(jiu)的(de)重要部分。例如，項目的(de)建立，項目的(de)審批，項目的(de)驗收，金額(e)的(de)往來等，在網絡中都(dou)存(cun)著安(an)(an)(an)全性(xing)(xing)問(wen)題。對(dui)于(yu)企事業一(yi)(yi)些重要的(de)數據(ju)、記錄如何做(zuo)到保(bao)護，不被攻擊或者(zhe)篡改數據(ju)等，都(dou)涉(she)及(ji)網絡安(an)(an)(an)全性(xing)(xing)問(wen)題。存(cun)在著以(yi)上內(nei)容的(de)缺(que)陷，本系統提(ti)出了在各(ge)行業，可(ke)根據(ju)用戶(hu)需要自定義，滿足其辦(ban)公(gong)使(shi)用的(de)協同(tong)辦(ban)公(gong)系統，更有效、方便的(de)管理項目。

2、功能需求

（1）可按企業(ye)或(huo)者團隊規模需求定(ding)制系統負(fu)載能力。

（2）可進行任務的創建與管(guan)理，并(bing)將任務分配到適合的任務分組(zu)。

（3）針對每個任務(wu)，可以分解子(zi)任務(wu)、上傳附件、設定起止日期。

（4）在任何終端(duan)都(dou)可以使用(yong)熊(xiong)貓辦公軟件(jian)系統。

（5）針(zhen)對(dui)多種(zhong)文件的云端存(cun)儲，并可以關聯到某個(ge)任務或某個(ge)項(xiang)目。

（6）管(guan)理人員可以制定人員安(an)排(pai)會議，并且會議通(tong)知(zhi)會準時到達(da)與(yu)會人員的通(tong)知(zhi)提醒(xing)中。