一、協同辦公系統的建立意義是什么

所(suo)謂的(de)(de)(de)協同辦公(gong)系統指(zhi)的(de)(de)(de)是(shi)解決企(qi)業三(san)大孤島(dao)問題，即信息孤島(dao)、應用孤島(dao)和資源(yuan)孤島(dao)。協同的(de)(de)(de)體現具體在(zai)于企(qi)業中任(ren)何(he)的(de)(de)(de)一(yi)個點(dian)(dian)(dian)都可以關(guan)聯到(dao)企(qi)業其他(ta)的(de)(de)(de)任(ren)何(he)的(de)(de)(de)一(yi)個點(dian)(dian)(dian)（這(zhe)里的(de)(de)(de)點(dian)(dian)(dian)是(shi)一(yi)個泛(fan)指(zhi)），如果一(yi)個辦公(gong)系統做不(bu)到(dao)這(zhe)點(dian)(dian)(dian)，是(shi)不(bu)能稱為協同辦公(gong)系統的(de)(de)(de)。

協同辦公系統對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。具體來說，協同辦公系統對于公(gong)司(si)現階段的(de)工作具有如下意義：

1、有(you)利(li)于公(gong)司的(de)(de)(de)(de)健康發展和整體凝聚力提升，OA協同辦公(gong)系統是集團整體使用的(de)(de)(de)(de)，在使用的(de)(de)(de)(de)過(guo)程中能夠使各部門(men)真切感受的(de)(de)(de)(de)一個集團的(de)(de)(de)(de)實實在在的(de)(de)(de)(de)存在，能夠增加主人翁意識，促(cu)進品牌(pai)的(de)(de)(de)(de)提升。

2、有利于公司各(ge)部門轉變管理觀念和(he)工作模式(shi)，提高(gao)辦事(shi)效率(lv)，克服傳統管理模式(shi)和(he)辦公模式(shi)帶(dai)來(lai)的不良(liang)做法，是各(ge)部門權(quan)利與(yu)義務(wu)明確，方便(bian)公司領導(dao)監督與(yu)指導(dao)。

3、有利于節約行政開(kai)支，節省人(ren)力(li)、財力(li)。同時，在全局(ju)內部建立一個高效的協同管理工作(zuo)平(ping)臺和集中的信息整合(he)呈現平(ping)臺，形成各部信息共(gong)享、和諧互(hu)助的良好氛圍，建立健全組織文化，實現真正的以人(ren)為(wei)本。

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二、協同辦公系統現狀分析及功能需求

1、現狀分析：

（1）辦(ban)(ban)(ban)公軟件(jian)系(xi)統(tong)(tong)功(gong)能(neng)利用(yong)率低，存在(zai)資(zi)源浪費情況縱(zong)觀市面OA的(de)(de)(de)(de)使(shi)(shi)用(yong)歷程，現階段使(shi)(shi)用(yong)的(de)(de)(de)(de)OA系(xi)統(tong)(tong)，依舊(jiu)是基于傳統(tong)(tong)OA系(xi)統(tong)(tong)，存在(zai)著(zhu)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)合作(zuo)(zuo)(zuo)不合理性(xing)，OA系(xi)統(tong)(tong)中有(you)大量的(de)(de)(de)(de)功(gong)能(neng)并未使(shi)(shi)用(yong)到，管理流程的(de)(de)(de)(de)混(hun)亂等(deng)都降低了工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)效(xiao)率。辦(ban)(ban)(ban)公軟件(jian)系(xi)統(tong)(tong)給(gei)企業成(cheng)(cheng)員帶來的(de)(de)(de)(de)并不是享受高(gao)效(xiao)、便捷的(de)(de)(de)(de)辦(ban)(ban)(ban)公體驗，恰(qia)恰(qia)相反，市面上(shang)功(gong)能(neng)繁(fan)雜、界(jie)面不友(you)好(hao)的(de)(de)(de)(de)辦(ban)(ban)(ban)公軟件(jian)系(xi)統(tong)(tong)讓那些(xie)原本熟悉業務流程規范的(de)(de)(de)(de)企業成(cheng)(cheng)員無(wu)法(fa)迅速(su)上(shang)手全新的(de)(de)(de)(de)操作(zuo)(zuo)(zuo)方式，導致工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)(de)效(xiao)率達不到使(shi)(shi)用(yong)預期，優秀的(de)(de)(de)(de)辦(ban)(ban)(ban)公體驗成(cheng)(cheng)為空談。而從團隊(dui)協調性(xing)，在(zai)現有(you)的(de)(de)(de)(de)OA系(xi)統(tong)(tong)中體現的(de)(de)(de)(de)又(you)微乎其微，無(wu)法(fa)用(yong)系(xi)統(tong)(tong)完成(cheng)(cheng)業務流程，還需要手工(gong)或者其他形式對團隊(dui)進行管理，資(zi)源的(de)(de)(de)(de)浪費。

（2）網絡安全(quan)性(xing)問題(ti)基(ji)于網絡辦(ban)公中，能否保(bao)證軟件系(xi)統的(de)(de)安全(quan)性(xing)一直是研究的(de)(de)重(zhong)要部分。例如(ru)，項目的(de)(de)建立，項目的(de)(de)審批，項目的(de)(de)驗收，金額的(de)(de)往來等(deng)(deng)，在(zai)網絡中都存著安全(quan)性(xing)問題(ti)。對于企(qi)事業一些重(zhong)要的(de)(de)數據、記錄如(ru)何做到保(bao)護，不被攻擊或者篡改數據等(deng)(deng)，都涉(she)及網絡安全(quan)性(xing)問題(ti)。存在(zai)著以(yi)上內容(rong)的(de)(de)缺陷(xian)，本系(xi)統提出了(le)在(zai)各行業，可根(gen)據用戶需要自(zi)定義，滿足其(qi)辦(ban)公使用的(de)(de)協同(tong)辦(ban)公系(xi)統，更有(you)效、方(fang)便的(de)(de)管理項目。

2、功能需求

（1）可(ke)按企業或(huo)者團(tuan)隊規模需求(qiu)定制(zhi)系(xi)統負載能力。

（2）可(ke)進行(xing)任(ren)務的創建與管理，并將任(ren)務分(fen)配到適合的任(ren)務分(fen)組。

（3）針對每個(ge)任務(wu)，可以分解子任務(wu)、上傳附件、設定起止日期。

（4）在任何終端(duan)都可以(yi)使(shi)用熊貓辦公(gong)軟件系統。

（5）針對多(duo)種(zhong)文件的云端存儲，并可以關(guan)聯到某個(ge)任務或某個(ge)項目(mu)。

（6）管理(li)人(ren)(ren)員可以(yi)制定(ding)人(ren)(ren)員安排(pai)會(hui)議(yi)，并且(qie)會(hui)議(yi)通知(zhi)會(hui)準(zhun)時到達與(yu)會(hui)人(ren)(ren)員的通知(zhi)提醒中(zhong)。